Toda empresa sabe bem da necessidade e da importância de promover a melhor organização dos processos de trabalho. Afinal, quanto mais bem estruturados os fluxos de atividades, mais bem-sucedidas serão as operações, garantindo maior eficiência, agilidade, produtividade e até redução de custos.

No entanto, por mais que essa organização pareça algo simples e fácil, muitos negócios esbarram em dificuldades para desenvolver processos e fluxos de trabalho sólidos. 

Para ajudar os gestores e líderes a superarem os desafios neste cenário, vamos apresentar um passo a passo de como criar o modelo de fluxo de trabalho ideal.

Leia também: 4 etapas para iniciar a padronização de processos operacionais

Como funcionam os fluxos de trabalho na organização dos processos?

Também conhecido como workflow, o fluxo de trabalho é parte central da organização dos processos de trabalho. De maneira simplificada, trata-se de um conjunto de atividades realizadas com padronização, em sequência e com a distribuição para os profissionais responsáveis por cada uma das tarefas. 

Tal estruturação serve para todas as áreas da empresa, desde a rotina administrativa, os processos jurídicos e as operações de vendas, até a gestão de equipes de campo.

Com isso, é possível ter maior clareza na definição de atividades e etapas para execução. O que vai assegurar a realização dos serviços com maior fluidez, de forma otimizada, com menos erros e retrabalhos.

Saiba mais: Principais erros que afetam a integração de processos na sua empresa e como evitá-los

Principais benefícios da organização dos processos de trabalho

Fica claro que ter um modelo de fluxo de trabalho bem estruturado e padronizado gera uma série de vantagens para as empresas. Entre elas, podemos destacar:

• Diminuição de desperdícios;
• Otimização de prazos e recursos;
• Maior qualidade na entrega de cada tarefa presente no workflow;
• Aumento da eficiência dos processos;
• Redução dos custos operacionais;
• Identificação de potenciais de economia e gargalos na operação;
• Melhoria contínua dos processos;
• Centralização das informações, com acesso fácil e transparente;
• Tomada de decisão mais inteligente e estratégica baseada em dados reais do fluxos e processos de trabalho.

Além de tudo isso, essa organização adequada garante uma melhor satisfação dos funcionários, já que terão sua rotina facilitada, com atividades bem direcionadas, planejadas e priorizadas, sem aquela correria de entregar tudo o mais rápido possível.

6 dicas para montar o workflow e a organização dos processos de trabalho 

Depois de conhecer a importância de otimizar essa organização dos processos de trabalho, vamos te ajudar a montar o seu workflow. Confira aqui o passo a passo:

Trace objetivos unificados

Em primeiro lugar, é necessário ter objetivos claros e unificados de onde se quer chegar com cada atividade. Assim, é possível pensar na criação de um fluxo de trabalho adequado para alcançar aquelas metas.

Faça um mapeamento

Com as metas em mente, o próximo passo é mapear todos os processos e fluxos de trabalho atuais. Dessa forma, os gestores conseguem identificar as atividades que fazem sentido serem mantidas e as que não têm a ver com o objetivo final. 

Além disso, é possível separar as tarefas e verificar se falta alguma parte na organização dos processos de trabalho.

Padronize as atividades

O mapeamento e separação das atividades permite também visualizar os processos e ações semelhantes, mas com nomenclaturas, atribuições ou até descrições diferentes. Então, esta etapa diz respeito à padronização de todas essas tarefas.

Leia aqui: 4 etapas para iniciar a padronização de processos operacionais

Use ferramentas para o desenho da modelo de fluxo do trabalho

Agora, com tudo analisado, identificado, organizado e padronizado, vem a hora de desenhar o fluxo de tarefas dentro da organização dos processos de trabalho.

Para isso, é importante usar ferramentas que facilitem a configuração e o desenho dos fluxos, de forma rápida, simples e intuitiva.

Adote a automação

Para que os fluxos de trabalho funcionem com maior assertividade, menos erros e retrabalhos, é importante inserir a automação. Então, logo após ter a organização dos processos desenhada, já verifique os pontos em que é possível automatizar as tarefas.

Faça o gerenciamento do fluxo e meça os indicadores

Com toda a organização dos processos de trabalho funcionando a pleno vapor, a empresa ainda não pode largar a mão. É preciso monitorar todas as atividades e fazer o gerenciamento do workflow, a fim de observar se surge algum gargalo ou falha no fluxo.

Também é importante acompanhar e medir os indicadores de performance de cada colaborador e da equipe. Desse modo, é possível ver a produtividade, eficiência e o rendimento de cada setor do negócio.

Conte com a plataforma de BPM na organização dos processos de trabalho

Para construir fluxos adequados para as necessidades da sua empresa e otimizar a organização dos processos de trabalho, conte com uma plataforma de BPM fácil, intuitiva e ultrapersonalizada, como a Blue Service BPM Platform.

A nossa ferramenta proporciona automação e integração de processos e pessoas de ponta a ponta, personalizando os fluxos de trabalho e garantindo mais precisão e agilidade em todos os seus processos de negócio.

Tenha todas as suas atividades, processos, tarefas, serviços e times organizados em um só lugar e do seu jeito.

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