5 mitos do controle de processos jurídicos

O devido controle de processos jurídicos é crucial para redes de empresas que visam não apenas se manter em conformidade legal, mas também competitivas no mercado. No entanto, gerenciar todos os casos da área é um desafio.

Sabemos que o Brasil possui um grande número de processos jurídicos em andamento. Para se ter uma ideia, segundo o último levantamento do Conselho Nacional de Justiça, em 2019, o país registrou 77,1 milhões de processos em tramitação.

Esses números nos mostram um pouco a respeito do volume de casos que escritórios e áreas jurídicas possuem e, consequentemente, a quantidade de tarefas dos advogados e de todo o departamento. 

Com tamanha demanda, muitas empresas não conseguem realizar um efetivo controle de processos jurídicos por conta de alguns mitos que rondam a área. Nesse cenário, confira, em nosso blog de hoje, as vantagens do controle de processos jurídicos, quais os mitos e como desmistificá-los para melhorar a gestão da sua organização.

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Como otimizar o tempo com controle de processos jurídicos

Ter todas as informações do seu trabalho organizadas ajuda na busca e na compreensão de todo o processo. No caso da área jurídica, envolve a apuração em sites de tribunais e a conferência e atualização manual. Tudo isso gasta tempo hábil que poderia ser otimizado para que a empresa foque em atividades que as façam crescer.

O controle de processos automatiza todos os dados e permite acesso facilitado, deixando de lado as velhas planilhas e o amontoado de papéis no espaço físico. O digital integra e assegura a proteção necessária para suas informações.

Em relação aos prazos, esse tipo de gestão de processos auxilia no cumprimento dos mesmos. Dessa forma, com uma rotina organizada, há o aumento da produtividade dos colaboradores que, além de realizarem suas tarefas, terão tempo para focar nos planos estratégicos de melhorias para a empresa.

Uma última consequência da otimização de tempo com controle de processos jurídicos é a de melhorar o índice de assertividade. Dentre todos esses benefícios, investir na organização dos processos, com fácil acesso às informações, permite a vantagem de desenvolvimento profissional.

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5 mitos do controle de processos jurídicos

Depois de compreender como o controle de processos jurídicos permite a otimização do tempo hábil da sua empresa, é hora de conhecer os principais mitos que rondam a gestão de processos jurídicos. São eles:

1. A gestão por meio de planilhas é suficiente 

Muitos escritórios e departamentos jurídicos ainda utilizam estratégias tradicionais para realizar o controle da área, como é o caso de planilhas, quadros e agendas.

Embora diversos especialistas acreditem que essas iniciativas são eficientes, não é bem assim. Esses processos são manuais, o que significa mais tempo gasto do time no registro de informações. 

Além disso, permitem pouco controle sobre a operação, assim como as tarefas, abrindo espaço para erros e inconformidades nas atividades jurídicas. 

2. Não é necessário padronizar processos

Outro mito que frequentemente ronda as áreas jurídicas é a ideia de que não é necessário padronizar processos. 

Vamos imaginar a seguinte situação: uma empresa recebe duas petições e cada uma delas fica sob a responsabilidade de uma pessoa diferente do departamento.

Pois bem, agora vamos imaginar que o especialista 1 registra as atualizações do seu processo em uma planilha e usa a agenda do próprio celular para controlar as datas de reuniões e comparecimento nos fóruns, enquanto o especialista 2 faz tudo isso por meio de uma agenda. 

Apenas com esse cenário já é possível imaginar o quanto o controle de informações, monitoramento dos casos e, principalmente, segurança de dados seria algo impossível de alcançar. 

3. A área jurídica é sempre baseada em atividades emergenciais

Petições de última hora. Reuniões em cima do horário. Solicitação de novos documentos em caráter emergencial. Parece que a área jurídica sempre está correndo contra o tempo. No entanto, esse é outro mito. 

Por meio da padronização de processos e ferramentas adequadas, é possível não apenas otimizar o tempo do time, mas também antecipar demandas, tornando as atividades emergenciais uma exceção e não regra.

4. Não é possível mensurar o desempenho do setor

Elencando os tópicos anteriores, gestores de áreas jurídicas que são controladas de modo manual, realmente possuem dificuldades em mensurar o desempenho do setor. Porém, isso não significa que é impossível monitorar esses resultados.

Com times bem alinhados e preparados, além de sistemas apropriados às necessidades da sua rede de empresas, pode-se obter uma visão holística da operação, assim como identificar a performance e possibilidades de melhorias.

5. O investimento em tecnologia é desnecessário

Por fim, se você chegou até aqui, já percebeu o porquê acreditar que a tecnologia em gestão de serviços jurídicos é desnecessária se trata de um mito. 

Sabemos que empresas do mundo inteiro estão acelerando a transformação digital em todas áreas e nos departamentos jurídicos não é diferente. 

De maneira geral, a inovação facilita o controle de tarefas e promove às empresas diferencial competitivo, aumento da produtividade e melhores oportunidades de crescimento sustentável a longo prazo. 

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Como superar esses mitos e aumentar a performance do controle de processos jurídicos?

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