Um desafio comum das empresas é lidar com gargalos nas atividades a serem realizadas, que acabam por não ter um fluxo objetivo e estruturado. Isso pode render impactos negativos na produtividade e na eficiência dos serviços. Para evitar tais problemas, é importante mapear todos os caminhos e detalhes das operações e uma ferramenta para desenhar processos é o que vai te ajudar neste cenário.

Afinal, com uma ferramenta para desenhar processos, é possível compreender as ações diárias e o fluxo de trabalho, a fim de identificar o que pode ser melhorado. Na prática, esse ‘desenho’ vai permitir ter maior visibilidade das atividades. Assim, a gestão poderá fazer um ‘redesenho’ para otimizar a situação atual em busca de melhores resultados.

Então, vamos ver como aprimorar os processos da sua empresa e como uma ferramenta pode contribuir.

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Principais benefícios de usar a ferramenta para desenhar processos

Só com as informações acima, já fica clara a importância do mapeamento e do redesenho para otimizar a gestão de processos. Mas se você ainda tem dúvidas de que precisa fazer esse desenho do fluxo de trabalho e atividades na sua empresa, vamos listar alguns benefícios dessa prática.

1. Identificar gargalos operacionais;
2. Delimitar as responsabilidades e funções de cada colaborador;
3. Melhorar a previsão de recursos, seja equipamentos, pessoas ou verbas, para cada setor e atividade;
4. Ter melhor visibilidade de custos;
5. Mensurar o desempenho dos colaboradores e os ciclos dos processos.

Com tudo isso, é possível garantir maior agilidade e qualidade nas operações realizadas nos diferentes setores e departamentos, proporcionando maior competitividade da empresa.

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Como iniciar o desenho de processos na sua empresa?

Depois de verificar os pontos positivos de usar uma ferramenta para desenhar processos, você precisa saber como iniciar essa estratégia na prática.

Então, para criar esse desenho de processos, é importante conhecer em detalhes os seguintes itens:

• Todos os processos de cada área;
• Objetivos de cada processo;
• Fluxo de atividades relacionados aos processos e operações;
• Envolvidos em cada parte do processo e suas responsabilidades;
• Integrações entre processos e os diferentes setores.

A partir desse panorama, já fica mais fácil planejar a revisão dos processos e fluxos de acordo com os problemas atuais, as ineficiências e as necessidades de melhorias.

6 ações de uma ferramenta para desenhar processos

Com todo o cenário anterior elaborado, chega a hora de fazer o redesenho de processos. Uma ferramenta para desenhar processos permite isso de maneira ágil e eficiente. Veja um passo a passo simples e prático para usá-la:

Definir os processos a serem desenhados

Não vale a pena refazer o fluxo de atividades e trabalho para todos os processos de uma vez. Isso vai só demorar mais tempo para conseguir deixar tudo em ordem. Então, em primeiro lugar, escolha os 3 processos mais prioritários, de olho em sua criticidade e riscos envolvidos.

Depois de definido, não se esqueça de estabelecer o objetivo de redesenho do processo, como por exemplo, padronização, documentação, melhoria, transformação, entre outros.

Montar o mapa do processo

Como segunda etapa de usar a ferramenta para desenhar processos, é essencial criar um mapa como representação gráfica para identificar a sequência de atividades que formam determinado fluxo ou processo. Assim, é possível ver todos os elementos e informações relacionados àquela ação, desde o início até o fim da operação. Dessa forma, esse mapa deve mostrar:

• Informações iniciais: pessoas envolvidas e insumos para realizar o processo, seja matéria-prima ou pré-requisitos para um serviço;
• Processamento: as atividades encadeadas;
• Saída do processo: produtos, serviços e resultados.

Validar o mapeamento do processo

Com o mapa de processos concluído, é fundamental verificar se todos os elementos estão corretos dentro daquela estrutura para ter um mapeamento completo de ponta a ponta da cadeia e, assim, poder melhorá-lo.

Modelar os processos

Agora, com o apoio da ferramenta para desenhar processos, é a hora de planejar as melhorias e otimizações para superar os gargalos, atender às necessidades da empresa e promover resultados efetivos.

Com a ferramenta, é possível modelar o novo fluxo de atividades e trabalho, garantindo maior padronização, integração e eficiência. Também não se esqueça de levar em conta os resultados dos serviços para clientes externos, como por exemplo, na gestão de processos de equipes de campo.

Automatizar o processo

Aproveitando a remodelação dos processos, nada melhor do que automatizar tarefas que antes eram feitas manualmente ou não estavam centralizadas no mesmo lugar. Neste caso, é bom buscar uma ferramenta para desenhar processos e que também proporcione essa automação necessária.

Veja também: Por que automatizar processos em empresas de múltiplas unidades? Confira 5 vantagens!

Monitorar o andamento dos processos

Usou a ferramenta para desenhar processos, implementou o novo fluxo de atividades padronizado, integrado e otimizado, introduziu a automação… E agora? Só falta um item: o monitoramento das operações para verificar se tudo ocorre perfeitamente ou se ainda é preciso alguma mudança para superar desafios, lembrando que a melhoria deve ser cíclica e contínua.

Conte com a ferramenta ideal para o redesenho de processos na sua empresa

Para facilitar o desenho de processos, o gerenciamento das operações, o monitoramento de indicadores de performance e a melhoria contínua dos fluxos de trabalho, conheça a ferramenta ideal para o seu negócio.

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