Para se destacar no mercado atual, as empresas, principalmente quando falamos em diversas unidades ou processos, precisam implementar medidas para otimizar seus resultados. Para isso, é importante abraçar um conceito muitas vezes ignorado pelos gestores: o aprimoramento constante e contínuo. Então, neste artigo, vamos falar sobre o que é melhoria contínua dos processos.

Vale destacar que a melhoria contínua dos processos engloba um tripé, contando com:

• Ações e operações realizadas nos diversos setores e unidades das empresas;
• Colaboradores envolvidos;
• Ferramentas e tecnologias introduzidas, com integração de sistemas legados. 

Até porque, no mundo cada vez mais digital, as inovações estão diretamente associadas a toda a transformação e modernização dos negócios, assim como o aperfeiçoamento das atividades e procedimentos.

Em outras palavras, fica claro que este conceito é uma das bases para apoiar a maior competitividade de uma organização e promover o seu crescimento.

Leia também: Como a gestão de processos potencializa a performance de equipes externas

Afinal, o que é melhoria contínua dos processos?

Apesar da introdução inicial sobre o assunto, vamos destrinchar agora o que é melhoria contínua dos processos. Trata-se de um esforço constante para melhorar produtos, processos e/ou serviços. Por isso, comentamos que envolve ações, pessoas e ferramentas. Essa melhoria consiste em analisar detalhadamente todos os processos internos em busca de falhas, ineficiências, gargalos, atrasos e desperdícios para serem otimizados.

Essa prática pode ser implementada em empresas de todos os tamanhos, pois essa metodologia amplia a competitividade e, mais pra frente, será uma obrigação para se manter no mercado. É importante que a melhoria contínua seja tratada como parte da cultura da empresa.

Desse modo, esse conceito traz a ideia de que todas as operações sempre podem ser melhoradas, em qualquer departamento, seja no setor jurídico, de RH, TI, marketing, vendas, financeiro e outros. Por mais que algo esteja bom, ele pode evoluir. Assim, é possível aumentar a qualidade, eficiência e produtividade, reduzir desperdícios e otimizar custos.

É importante destacar que melhoria contínua dos processos está interligada com automação de processos, mas não são a mesma coisa. Não é recomendado, mas é possível automatizar um processo sem melhorá-lo, do mesmo jeito que também é exequível melhorar os processos sem automatizá-los.

Logo, não se deve observar a melhoria contínua como um projeto com início, meio e fim. Isso porque esta estratégia não acaba e permanece sendo realizada de forma constante, se tornando um item presente na cultura da organização.

Saiba mais: Qual a importância de tecnologia no gerenciamento de processos

Qual o impacto da melhoria contínua nas empresas?

Para empresas com sede única, usar o conceito de o que é melhoria contínua dos processos já ajuda bastante na otimização de operações, a fim de obter melhores resultados. Agora, imagine só dentro da realidade de negócios com múltiplas unidades, como franquias, hotéis, varejo, shoppings, setor de telecom, empresas de saúde, entre outros.

Certamente, são negócios que precisam aprimorar os processos, melhorar o desempenho das equipes, aumentar a qualidade de produtos e serviços, e reduzir gastos continuamente para superar a concorrência.

Por isso, esta estratégia é fundamental, pois é capaz de promover todos os benefícios citados, além de diminuir gargalos e erros nos procedimentos internos. O que contribui para uma maior rentabilidade e aumento da satisfação dos consumidores.

Como implementar a melhoria contínua dos processos?

Com todo esse contexto exposto, é importante mapear e monitorar os detalhes dos processos internos, a fim de verificar problemas, minimizar e corrigir falhas. Tudo isso contribui para realizar mudanças na forma como são executados os procedimentos, gerando melhores resultados.

Então, agora, vamos ver em 4 passos rápidos como adotar a melhoria contínua de processos.

1. Identificação e monitoramento de processos

Implementar o que é melhoria contínua dos processos passa pelo mapeamento de todas as atividades e fluxos de trabalho, do início ao fim. Essa prática permite visualizar problemas e oportunidades de melhoria nos processos.

Saiba mais: 4 etapas para iniciar a padronização de processos operacionais

2. Análise dos indicadores de desempenho

Além do mapeamento, é importante contar com os indicadores para ter uma melhor visão sobre o desempenho de cada processo, equipe e setor de atuação. Assim, é possível vislumbrar melhorias para o negócio. Com essa análise, não fica viável a melhora de todos os processos de uma vez pois, enquanto se otimiza um procedimento, ele impactará no próximo. Com isso, é possível verificar outras oportunidades de mudanças que não ocorreriam se o processo já estivesse em transformação para todos desde o começo.

3. Adoção de novas medidas, tecnologias e automação de processos

A partir do monitoramento e da análise de KPIs, é possível fazer um plano de ação de tudo o que é melhoria contínua dos processos. Neste caso, os gestores podem verificar novas ações, ferramentas e tecnologias a serem instauradas, assim como a possibilidade de automação de processos para aperfeiçoar as operações, reduzir erros e custos.

4. Avaliação dos resultados e busca de novas mudanças

Para que o ciclo da melhoria contínua se mantenha, é necessário fazer uma análise dos resultados obtidos após a implementação das novas medidas, ferramentas, tecnologias e automação. Com esses dados em mãos, pode-se verificar se tudo está dentro do previsto ou se ainda é possível realizar ajustes para aprimorar ainda mais a operação.

Veja aqui: Principais erros que afetam a integração de processos na sua empresa e como evitá-los

Conte com uma plataforma BPM

Para ajudar na melhoria contínua dos processos, a plataforma BPM (Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio) é uma ferramenta valiosa. Isso porque a solução permite analisar os processos da empresa e descobrir como torná-los mais eficazes.

A Blue Service disponibiliza uma plataforma que promove digitalização de processos, automação e melhorias contínuas, com uma gestão baseada em dados fornecidos por relatórios e painéis customizados.

Simples, intuitiva e ultrapersonalizada, a Blue Service BPM Platform proporciona maior integração dos processos e centralização das atividades e fluxos de trabalho, garantindo uma visão completa das operações
Quer descobrir o que é melhoria contínua dos processos na prática e como atingir este objetivo com a nossa ferramenta? Solicite uma demonstração agora mesmo!