4 etapas para iniciar a padronização de processos operacionais
A padronização de processos operacionais é fundamental para empresas que desejam crescer e se manter competitivas no mercado, especialmente quando nos referimos às franquias.
No entanto, não é um resultado fácil de se alcançar, isso porque necessita do total alinhamento entre diferentes unidades e áreas do negócio, assim como interação entre os agentes internos (colaboradores) e externos (clientes e fornecedores) envolvidos.
Essa característica, por sua vez, ainda é bastante precária nas empresas. Para se ter uma ideia, segundo um estudo da Forrester, apenas 17% das empresas analisam periodicamente o alinhamento das operações.
No entanto, é possível atingir melhores resultados com os benefícios da padronização de processos, como: constantes melhorias operacionais, redução de custos, minimização de erros, aumento da produtividade e transparência nas equipes.
Nesse cenário, mostraremos, no blog de hoje, algumas iniciativas para implementar essa ação na sua organização e promover melhor desempenho. Acompanhe a leitura!
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O que é padronização de processos operacionais?
A padronização de processos operacionais é um meio de manter os processos empresariais uniformes, seguindo uma mesma lógica para facilitar as ações dos colaboradores. Essa prática auxilia a instituição a manter o controle de suas operações, bem como implantar melhorias contínuas.
A partir do monitoramento do desempenho, é possível gerenciar a qualidade das atividades, documentá-las e garantir que, por meio da padronização, o resultado será sempre o esperado.
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Quais as vantagens da padronização de processos operacionais?
Para pensar em implementar a padronização de processos operacionais, é importante saber quais benefícios ela trará para a sua empresa. Destacamos, abaixo, alguns vantagens dessa prática de gestão:
Formaliza modelos de trabalho
A padronização de processos operacionais garante que a ação seja feita da mesma maneira por diferentes pessoas. Isso agrega valor ao produto que sempre terá a mesma qualidade.
Esclarece fluxo de atividades
Um workflow padronizado garante que cada colaborador saiba qual a sua função e onde a sua atividade impacta no processo geral da empresa.
Identifica os papéis
Como dito acima, a padronização de processos operacionais evita que atividades fiquem sem seus responsáveis e, assim, evita falhas durante o processo.
Reduz falhas e acidentes
Quanto mais padronizado e melhor o processo estiver, menos chances há de erros e da qualidade final do produto ser afetada.
Melhora a qualidade da entrega
Todos os processos funcionando corretamente trazem uma melhora na qualidade da entrega final, assim, também aumenta a satisfação do cliente que sempre vai encontrar um padrão no produto oferecido.
Facilidade em treinar novos colaboradores
Com um processo padronizado, o novo colaborador se sente mais seguro no treinamento, já que todas as etapas seguem um determinado fluxo e não há chances de ele se perder em sua iniciação na empresa.
Você pode se interessar: Como colocar um fluxo de processos em prática?
4 etapas para iniciar a padronização de processos operacionais na sua franquia
Dentre os principais pontos que devem ser considerados no seu plano de padronização de processos operacionais, temos:
1. Defina um workflow
O primeiro passo é definir o workflow, que nada mais é do que os fluxos de atividades de cada área da organização.
Neste mapeamento, é importante entender como os processos funcionam atualmente, assim como as ferramentas que são utilizadas, prazos e outras informações importantes da operação.
Com base nesse levantamento, é momento de definir quais fluxos serão mantidos e identificar oportunidades de otimização em relação às iniciativas que já não funcionam mais. Desse modo, é possível criar etapas de trabalho totalmente novas e aderentes às necessidades da empresa.
2. Engaje o seu time no processo de padronização
Após a definição do workflow, é fundamental engajar o seu time no processo de padronização. É comum que as empresas não consigam atingir plena eficiência operacional porque cada colaborador usa os seus próprios métodos para executar as atividades.
Para evitar esse cenário, é preciso motivar a sua equipe nessas iniciativas, não apenas informando corretamente os novos fluxos de trabalho, mas também disponibilizando treinamentos para capacitação constante do seu time, principalmente se forem adotadas novas tecnologias.
3. Mantenha o novo formato devidamente documentado
Sabemos que turnover e mudanças nas próprias equipes são cenários bastante comuns dentro de uma organização, por isso, para que a padronização de processos operacionais seja real e a longo prazo, é essencial documentar as novas iniciativas.
Além disso, é preciso ter em mente que processos não são estáveis. Todos os fluxos da sua empresa precisam mudar constantemente com o objetivo de atender as demandas do mercado e as necessidades dos seus clientes.
Por essa razão, é essencial não apenas montar um documento com todos os processos padronizados, mas também atualizar com frequência essas informações, de modo a criar um ambiente de melhoria contínua e manter sua empresa sempre competitiva.
4. Utilize ferramentas para padronização de processos
Por fim, não podemos falar sobre processos e melhorias sem citar a automação como fator essencial. É fundamental adotar ferramentas apropriadas, que facilitem o controle da sua empresa, promovem uma visão holística e permitem fácil análise dos resultados gerados.
Atualmente, já é possível contar com vários tipos de sistemas integrados, que conectam todas as equipes de maneira simples, rápida e eficiente. Porém, para que essa transformação digital seja efetiva, é essencial buscar parceiros experientes e tecnologias de ponta, como a Blue Service BPM Platform.
Salve para ler mais tarde: Como aplicar gestão de mudanças organizacionais na sua empresa
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