4 etapas para iniciar a padronização de processos operacionais

Soluções de gerenciamento de processos de negócio BPM

4 etapas para iniciar a padronização de processos operacionais

padronização de processos operacionais

A padronização de processos operacionais é fundamental para empresas que desejam crescer e se manter competitivas no mercado, especialmente quando nos referimos às franquias. 

No entanto, não é um resultado fácil de se alcançar, isso porque necessita do total alinhamento entre diferentes unidades e áreas do negócio, assim como interação entre os agentes internos (colaboradores) e externos (clientes e fornecedores) envolvidos. 

Essa característica, por sua vez, ainda é bastante precária nas empresas. Para se ter uma ideia, segundo um estudo da Forrester, apenas 17% das empresas analisam periodicamente o alinhamento das operações.

No entanto, é possível atingir melhores resultados com os benefícios da padronização de processos, como: constantes melhorias operacionais, redução de custos, minimização de erros, aumento da produtividade e transparência nas equipes.

Nesse cenário, confira abaixo algumas iniciativas para implementar essa ação na sua organização e promover melhor desempenho.

4 etapas para iniciar a padronização de processos operacionais na sua franquia

Dentre os principais pontos que devem ser considerados no seu plano de padronização de processos operacionais, temos:

1. Defina um workflow

O primeiro passo é definir o workflow, que nada mais é do que os fluxos de atividades de cada área da organização

Neste mapeamento, é importante entender como os processos funcionam atualmente, assim como as ferramentas que são utilizadas, prazos e outras informações importantes da operação.

Com base nesse levantamento, é momento de definir quais fluxos serão mantidos e identificar oportunidades de otimização em relação às iniciativas que já não funcionam mais. Desse modo, é possível criar etapas de trabalho totalmente novas e aderentes às necessidades da empresa. 

2. Engaje o seu time no processo de padronização

Após a definição do workflow, é fundamental engajar o seu time no processo de padronização. É comum que as empresas não consigam atingir plena eficiência operacional porque cada colaborador usa os seus próprios métodos para executar as atividades.

Para evitar esse cenário, é preciso motivar a sua equipe nessas iniciativas, não apenas informando corretamente os novos fluxos de trabalho, mas também disponibilizando treinamentos para capacitação constante do seu time, principalmente se forem adotadas novas tecnologias. 

3. Mantenha o novo formato devidamente documentado

Sabemos que turnover e mudanças nas próprias equipes são cenários bastante comuns dentro de uma organização, por isso, para que a padronização de processos operacionais seja real e a longo prazo, é essencial documentar as novas iniciativas.

Além disso, é preciso ter em mente que processos não são estáveis. Todos os fluxos da sua empresa precisam mudar constantemente com o objetivo de atender as demandas do mercado e as necessidades dos seus clientes.

Por essa razão, é essencial não apenas montar um documento com todos os processos padronizados, mas também atualizar com frequência essas informações, de modo a criar um ambiente de melhoria contínua e manter sua empresa sempre competitiva.

4. Utilize ferramentas para padronização de processos

Por fim, não podemos falar sobre processos e melhorias sem citar a automação como fator essencial. É fundamental adotar ferramentas apropriadas, que facilitem o controle da sua empresa, promovem uma visão holística e permitem fácil análise dos resultados gerados.

Atualmente, já é possível contar com vários tipos de sistemas integrados, que conectam todas as equipes de maneira simples, rápida e eficiente. Porém, para que essa transformação digital seja efetiva, é essencial buscar parceiros experientes e tecnologias de ponta, como a Blue Service BPM Platform.

A Blue Service pode te ajudar!

A Blue Service BPM Platform é completa e totalmente intuitiva. Consistindo em um sistema de gestão de processos, a nossa Plataforma BPM ajuda a sua empresa a tornar o gerenciamento interno mais efetivo por meio da integração de diferentes equipes. 

Com a Blue Service BPM Platform, a padronização de processos operacionais é uma realidade totalmente alcançável no seu negócio, isso porque a nossa ferramenta viabiliza a personalização de KPIs, permite rápida identificação de pontos de melhorias e emite relatórios completos.
Desse modo, garantimos redução de custos, aumento da produtividade e melhor performance do seu negócio como um todo. Quer saber mais? Acesse agora mesmo e entre em contato conosco!