Principais erros que afetam a integração de processos na sua empresa e como evitá-los

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Principais erros que afetam a integração de processos na sua empresa e como evitá-los

integração de processos

A integração de processos é definida como a centralização de fluxos operacionais, sejam eles atividades cotidianas ou uso de tecnologias. Isso significa que, quando integrada, uma empresa não precisaria, por exemplo, utilizar cinco sistemas diferentes, tudo poderia ser feito por meio de uma ferramenta. 

Por sua vez, a mesma lógica é aplicada na organização da operação. A partir de uma integração transparente e bem feita, todos os colaboradores passam a atuar da mesma forma, isso inclui a elaboração de atividades, prazos, sequência de cada fluxo e outros processos semelhantes. 

Embora seja extremamente necessária para o sucesso de uma organização, muitas empresas não conseguem atingir uma gestão de processos eficiente por conta de alguns erros na integração.

Para te ajudar a descobrir quais são eles e como contorná-los, elaboramos um conteúdo completo. Continue com a sua leitura e confira!

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Erros que prejudicam a integração de processos na sua empresa

Dentre as principais falhas que prejudicam a integração de processos em uma empresa estão: 

Não ter um planejamento robusto e bem estruturado

Parece óbvio, mas muitas organizações, simplesmente, iniciam um processo de integração sem antes fazer um planejamento muito bem estruturado. Qual é o resultado desse erro? Provavelmente uma operação descentralizada e cheia de falhas que afetam a performance de toda a empresa.

Para evitar esse tipo de situação, é preciso mapear detalhadamente como o seu negócio funciona, todos os processos internos e externos, agentes envolvidos, ferramentas utilizadas e outros fluxos necessários. 

Com isso, é possível encontrar gargalos e as possibilidades de otimização. Assim como definir quais serão os novos workflows e como cada equipe deverá atuar a partir da integração. 

Nesse primeiro momento, é importante também planejar todas as etapas desse processo e possíveis impactos, como instabilidades momentâneas, tempo de adaptação do time, dúvidas e outras situações atípicas. 

Não considerar o controle de acesso

Outro erro bastante comum na integração de processos é não considerar o controle de acesso. É preciso ter em mente que, ao centralizar os fluxos operacionais, muitos agentes do negócio utilizarão uma mesma ferramenta, como colaboradores, clientes e, até mesmo, fornecedores. 

Diante disso, cada um desses usuários deve ter acessos específicos no sistema e visualizar demandas e informações diferentes. 

O mesmo se aplica aos colaboradores internos, por exemplo, visto que um funcionário da área de vendas não deve ter acesso às mesmas informações do colaborador da equipe de RH. 

É importante já planejar todas essas especificações antes de integrar completamente os seus processos, de modo a evitar gargalos e exposição de dados desnecessários. Além disso, o controle de acesso está diretamente ligado à segurança da informação e à adequação à LGPD. 

Não considerar as futuras mudanças

Por fim, um erro fatal ao adotar a integração de processos é imaginar que a sua empresa nunca vai mudar e os novos workflows serão os mesmos para sempre. 

O mercado muda. O mundo muda constantemente. Novas tecnologias e processos surgem. Se a sua empresa não tiver apta a mudar também, não vai conseguir se manter competitiva no mercado.

Diante disso, é preciso planejar um processo de integração que seja estável, porém, flexível o bastante para se adaptar às novas demandas do setor. 

Para isso, é válido a adoção de tecnologias que sejam inovadoras e que promovam

dinamismo e opções diferenciadas de integração. 

Leia também: Como fazer a integração de sistemas legados em uma plataforma BPM

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Uma plataforma robusta, totalmente personalizável às necessidades da sua empresa e simples de usar, a Blue Service BPM Platform possui diversas funcionalidades inovadoras, que facilitam o gerenciamento do seu negócio e automatizam completamente a sua operação.

Dentre os principais recursos, podemos destacar:

  • Criação de fluxos e processos;
  • Gestão de atividades;
  • Controle e gestão dos documentos;
  • Gerenciamento e filtro de atividades;
  • Controle de acesso customizado.

Além disso, a plataforma está integrada nativamente com diversas ferramentas e possui API que permite uma integração de processos simples com outros sistemas.

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