Para garantir um funcionamento adequado de todas as áreas, as empresas precisam ter processos bem definidos, organizados e estruturados. Para tanto, a gestão de processos organizacionais é essencial.

Afinal, este gerenciamento é indispensável para fazer os processos andarem de forma efetiva, padronizada e fluida. 

Assim, é possível administrar e acompanhar os fluxos de trabalho e responsabilidades, determinar os recursos necessários para cada tarefa e gerenciar as equipes, de forma a entregar serviços ou produtos, com qualidade, produtividade e otimização de custos. 

Quer saber mais sobre os benefícios da gestão de processos organizacionais e como melhorá-la? Acompanhe!

Leia também: Melhoria de processos: conheça 5 gargalos que podem ser otimizados

Para que serve a gestão de processos organizacionais?

Antes de entender mais a fundo sobre como otimizar essa gestão, é importante conhecer os conceitos e os principais objetivos dos processos organizacionais.

De forma resumida, podemos dizer que tais processos são relacionados à sequência de tarefas que empregam valor sobre as diversas variáveis envolvidas no negócio, como materiais, colaboradores, informações, equipamentos, normas e procedimentos, a fim de obter melhor desempenho no resultado final dos produtos ou serviços.

Assim, a gestão de processos organizacionais é responsável por administrar e gerenciar todas essas variáveis citadas acima para gerar os resultados esperados. Por isso, os principais objetivos desse gerenciamento são:

• Garantir a qualidade final dos projetos realizados, sejam eles produtos ou serviços;
• Promover o alinhamento estratégico dos processos com as metas da empresa;
• Definir a participação de todos os colaboradores responsáveis por cada etapa dentro do fluxo produtivo, a fim de cumprir com os objetivos organizacionais.

Saiba mais: Organização dos processos de trabalho: como montar um fluxo para sua empresa

Quais os principais benefícios da gestão de processos organizacionais?

Tendo em vista como funciona e os objetivos, fica claro que a gestão de processos organizacionais consegue gerar uma série de benefícios para as empresas, como por exemplo:

• Aumentar a performance dos resultados alcançados nos processos; 
• Melhorar a qualidade das entregas;
• Garantir a otimização dos recursos disponíveis, sejam eles em termos de processos, pessoas ou ferramentas;
• Promover uma redução substancial nos custos operacionais;
• Elevar a satisfação dos clientes com as melhores entregas.

Então, como melhorar a gestão de processos organizacionais?

Para otimizar a gestão de processos organizacionais e tirar o máximo de cada demanda e fluxo de trabalho, gerando economia, eficiência e crescimento da empresa, é importante adotar boas práticas. A partir delas, é possível analisar os setores e as atividades atuais, criar novos processos e excluir aqueles que não são mais necessários.

Neste cenário, veja 6 medidas que você pode introduzir no seu negócio:

1. Arquitetura de processos

O primeiro ponto é aprimorar a arquitetura de processos. Ou seja, é possível entender como cada processo se conecta e se integra aos seguintes para gerar valor na cadeia e contribuir para o resultado final.

Veja aqui: Principais erros que afetam a integração de processos na sua empresa e como evitá-los

2. Mapeamento de atividades

Neste passo, a recomendação é fazer um mapeamento aprofundado das atividades para identificar e efetuar as melhorias necessárias nas entradas e saídas dos processos e fluxos de trabalho, garantindo que todas as demandas estejam alinhadas com os objetivos de negócio e com foco na qualidade.

3. Padronização de processos

Com as mudanças na arquitetura e as atividades mapeadas, é possível identificar discrepâncias em processos. Então, a gestão pode evitar tais variações com a padronização dessas demandas, garantindo um fluxo de trabalho constante e fluido, bem como o melhor resultado possível.

4. Modelagem dos processos

A gestão de processos organizacionais também engloba a modelagem deles, uma ação muitas vezes esquecida. Na prática, trata-se da documentação e representação das atividades e fluxos para que todos os envolvidos tenham as informações necessárias para a execução do seu trabalho.

Portanto, para manter toda a organização dos processos, use alguma das formas de representação possíveis, como diagrama, mapa ou modelo, a fim de desenhar os processos.

5. Controle dos processos

Este pode ser o passo mais importante na gestão de processos organizacionais, já que, por meio da utilização de indicadores de performance, é possível manter o controle da qualidade dos fluxos e entregas, tanto como identificar potenciais melhorias.

6. Tecnologia como aliada

Por fim, nos tempos atuais, não podemos falar em gestão de processos organizacionais e não citar a tecnologia de processos. Por meio dela, a empresa consegue promover o gerenciamento completo das inúmeras demandas, informações, colaboradores e setores do negócio. Tudo de forma padronizada, centralizada e otimizada.

Com isso, os gestores têm uma visão completa de todos os processos, identificam falhas e gargalos, possuem acesso rápido aos indicadores e podem tomar decisões de forma mais rápida.

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