Uma das principais preocupações dos gestores no desenvolvimento de projetos, produtos e serviços é a questão dos gargalos operacionais. Isso porque este tipo de problema pode impactar diretamente a qualidade do resultado final, assim como atrapalhar a eficiência, a produtividade e a agilidade dos colaboradores para concluir suas entregas. Neste sentido, a melhoria de processos é uma estratégia importante para evitar essas situações.

É fundamental ter o olhar e a cultura de melhoria de processos de forma contínua para poder não apenas identificar e sanar os gargalos, como também corrigir falhas, otimizar fluxos de trabalho e gerar economias. 

Além disso, tais medidas ajudam a tomar decisões estratégicas de modo mais assertivo. Até porque os gestores conseguem ter maior visibilidade de tudo o que acontece nos negócios, com mapeamento dos processos e rotinas, indicadores de performance dos colaboradores , equipes e áreas.

Como alcançar a melhoria de processos na sua empresa?

Falando de modo simplificado, a melhoria de processos pode ser obtida nos negócios por meio do acompanhamento dos fluxos de trabalho.

Desse jeito, os gestores podem detectar erros e gargalos, avaliar o que deu certo e errado e, assim, adotar ações para prevenir esses problemas futuramente.

Tudo isso, com certeza, é facilitado e muito com o uso de plataformas de BPM para realizar toda a padronização e integração de operações e atividades, gerenciamento de demandas e equipes, além da análise dos indicadores.

Leia também: Sistema de gerenciamento de processos: 7 passos para escolher o melhor

Quais os principais gargalos superados com a melhoria de processos?

Depois de ver como funciona a melhoria de processos, já pensou em todos os gargalos e desafios que podem ser identificados e otimizados com esse procedimento? 

Veja aqui as questões mais comuns que podem ser superadas:

1. Metas não alcançadas 

O cumprimento de objetivos reflete o resultado de uma sequência de atividades dentro da sua operação. Logo, se as metas não são alcançadas (e isso vale para todas as áreas, não apenas para vendas), é sinal de que existe algum problema com os processos. 

Então, já se pode buscar as causas dessas falhas para descobrir como é possível melhorar. Por exemplo: investir mais em treinamento das pessoas, contratar novos colaboradores, automatizar tarefas, simplificar ainda mais os processos e por aí vai.

Saiba mais: Como uma plataforma BPM pode automatizar o fluxo de processo de vendas?

2. Inconsistências de indicadores

Já viu aqueles relatórios que apresentam um resultado ótimo em um mês, abaixo no outro e esse ciclo fica se repetindo? Essa instabilidade nos indicadores mostra também que há falta de consistência nos processos. 

Isso porque se os fluxos de atividades forem mais fluidos, ágeis, eficientes e dinâmicos, certamente, a tendência é a continuidade e a evolução dos resultados mês a mês. Então, o segredo aqui é colocar a abordagem de melhoria de processos para tornar os indicadores mais previsíveis.

3. Dificuldades para entregar os trabalhos dentro do prazo

Este gargalo número 3 é o sinal clássico de que as operações andam mal. Afinal, por causa de alguma limitação ou restrição, a empresa não consegue dar vazão às demandas, afetando a entrega dos serviços, projetos e produtos dentro do prazo.

Imagine só ter um pedido de 20 serviços para uma semana, mas só conseguir efetuar metade deles. Isto mostra que, realmente, há problemas nos processos que precisam ser resolvidos.

4. Excesso de handoffs

Um desafio comum nas empresas é o chamado handoffs. Trata-se da transferência de responsabilidades ou de funções dos participantes de um serviço ou fluxo de trabalho. Essa situação pode gerar falhas de comunicação e perdas de informações.

Por isso, uma dica para evitar tal problema, além de reduzir o número de handoffs, é abraçar a abordagem de melhoria de processos junto com uma plataforma de BPM para ganhar eficiência e otimização nas operações, integrar atividades e centralizar todas as informações em um só lugar.

5. Observação de lacunas

Sempre é possível que surjam lacunas e brechas nos processos do seu negócio. Inclusive, os gestores devem manter um acompanhamento constante junto a colaboradores, fornecedores e clientes para identificar tais gatilhos o mais rápido possível.

Neste ponto, é fundamental tentar descobrir as reclamações e insatisfações dos clientes, como anda o nível de engajamento e motivação do time interno, e que situações podem ser melhoradas com os parceiros e prestadores de serviços.

A partir daí, os gestores podem tomar decisões mais acertadas para melhoria de processos, introdução de ferramentas que ajudem nos fluxos de trabalho interno e até mesmo a realização de novos treinamentos para a equipe.

Saiba mais: Como utilizar a tecnologia de processos em diferentes departamentos para o crescimento do seu negócio?

Como a Blue Service BPM Platform ajuda na melhoria de processos

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Simples, intuitiva e ultrapersonalizada, a Blue Service BPM Platform proporciona maior integração e centralização das informações e fluxos de trabalho, garantindo uma visão completa das operações e permitindo analisar os processos para torná-los mais eficazes.
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