Muitos gestores já estão convencidos sobre os benefícios de usar tecnologias para automação e gestão de processos. No entanto, ainda têm dúvidas e não sabem como decidir pela melhor solução para a sua empresa. Por isso, neste conteúdo, vamos apresentar dicas para facilitar a escolha do sistema de gerenciamento de processos ideal.

É importante destacar também que cada vez mais as empresas investem em inovações e tecnologias para ganhar maior eficiência, produtividade e reduzir custos. 

Inclusive, segundo previsão do Statista, o mercado de tecnologia de gestão de processos, com plataformas de BPM, deve saltar de US$ 8,8 bilhões em 2020 para US$ 14,4 bilhões em 2025, com taxa composta de crescimento anual de 10,5%.

Portanto, se você não quer ficar para trás e perder competitividade no mercado atual, é fundamental conhecer o melhor sistema de gerenciamento de processos para atender às suas necessidades.

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Como escolher o melhor sistema de gerenciamento de processos

Como vimos, o uso de um sistema gerenciador de processos só traz benefícios para os negócios, que vão desde a maior organização, padronização e integração de fluxos e atividades, até melhores resultados no desempenho da equipe e redução de custos operacionais.

Então, para alcançar todos esses objetivos e garantir o retorno do investimento realizado, é preciso ter uma solução que se encaixe às demandas de negócios que lidam com múltiplos processos e diversas unidades.

Para isso, separamos algumas perguntas que você deve responder para determinar a ferramenta ideal para sua organização. Vamos a elas:

1. Automatiza, padroniza e prioriza processos?

Para obter mais benefícios, o sistema de gerenciamento de processos deve ser capaz não só de mapear e monitorar as operações, mas também de padronizar os fluxos de trabalho, ter priorização de atividades e, o principal, automatizar essas tarefas.

2. Centraliza informações?

O gerenciador de processos precisa integrar e centralizar todos os dados e informações relacionados a uma operação em um mesmo lugar. Nada mais de ter diferentes plataformas e precisar ficar acessando cada uma para achar um dado ou extrair um insight. Isso gera muita perda de tempo e, às vezes, até perda de informação.

3. É fácil e simples de usar e configurar?

Hoje em dia, as empresas necessitam de soluções que sejam fáceis e simples de configurar, como plataformas no code, intuitivas e que proporcionem boa experiência aos usuários. Assim, é possível evitar uma dependência da equipe de TI, já que os profissionais e gestores poderão usar e gerenciar sem precisar de ajuda.

4. O sistema de gerenciamento de processos é personalizado?

Atualmente, cada vez mais, as empresas têm necessidades próprias e particulares. Ou seja, para o sistema atender aos diferentes tipos de negócios, processos, fluxos de trabalho, gestão de documentos, controle de equipes e atividades, ele deve ter módulos personalizáveis. Assim, o gestor consegue customizar de acordo com sua especificidade.

5. Gera relatórios e dados?

Para monitorar a eficiência das operações e a performance da equipe nos fluxos de trabalho, é indispensável que o sistema de gerenciamento de processos tenha relatórios e painéis com indicadores e dados que gerem insights para ajudar na tomada de decisão dos gestores.

6. Tem bom custo-benefício?

Você não precisa adotar na sua empresa o software mais caro e nem o mais barato como gerenciador de processos. O seu negócio precisa sim avaliar os custos envolvidos, com implementação, licença de uso, treinamento para funcionários, manutenção e suporte do fornecedor, e, ao mesmo tempo, verificar o retorno que pode ser obtido com seu investimento em termos de economia e melhores resultados.

7. Permite escalabilidade?

Para terminar, outro recurso que o sistema de gerenciamento ideal deve ter para ajudar a sua empresa é a escalabilidade. Essa funcionalidade diz respeito à possibilidade de expansão do uso da plataforma de acordo com o crescimento da organização. Assim, quando seu negócio aumentar de tamanho, a ferramenta poderá ampliar os fluxos de trabalho e desenho de processos de forma natural.

Leia também: 8 benefícios da Plataforma BPM da Blue Service que você precisa conhecer

Por que você deve escolher a Blue Service?

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