Passo a passo de como implantar a gestão por processos em uma organização

Fazer o monitoramento e o gerenciamento de atividades, operações e fluxos de trabalho é essencial nas empresas para garantir maior eficiência, produtividade e economia. Então, saber como implantar a gestão por processos em uma organização se torna um dos principais desafios dos gestores.

Afinal, é preciso estruturar corretamente essa gestão por processos para colher os resultados positivos para os negócios, como:

• Padronização e otimização de processos;
• Centralização de informações;
• Mensuração de desempenho;
• Identificação de problemas na operação e oportunidades de melhoria;
• Tomada de decisão mais assertiva;
• Melhoria contínua.

Então, neste artigo, vamos abordar dicas simples e práticas de como implantar a gestão por processos em uma organização. Com isso, podemos ajudar os gestores e líderes a administrar melhor as atividades nos diversos setores das empresas e também em diferentes unidades e sedes do negócio.

Leia também: Como estabelecer as rotinas e os processos da empresa? Confira o passo a passo!

Objetivos de como implantar a gestão por processos em uma organização

A gestão por processos, também conhecido como BPM (do inglês, business process management), tem como principal finalidade facilitar o caminho percorrido por uma atividade dentro da empresa até a sua conclusão.

Para tanto, são criados fluxos adequados para as operações, com padronização, priorização e integração de informação. Isso proporciona que um projeto ocorra de maneira ágil e eficiente, mesmo que precise passar por diferentes departamentos, como TI, vendas, atendimento, financeiro, administrativo, RH e outros.

Neste sentido, como implantar a gestão por processos em uma organização visa garantir maior qualidade e produtividade nas operações, promovendo maior competitividade.

Além disso, o gerenciamento de processos tem como objetivos:

• Entender os processos da empresa e compreender o valor de cada um deles;
• Visualizar como funcionam os fluxos e atividades em cadeira;
• Analisar os recursos usados e como é possível reutilizar tais recursos;
• Monitorar os processos em tempo real e acompanhar os indicadores;
• Garantir a realização das atividades a fim de atingir os objetivos de negócios.

Todo esse cenário ajuda a aumentar a satisfação dos clientes com os produtos ou serviços entregues, assim como elevar o desempenho dos colaboradores.

8 passos de como implantar uma gestão por processos em uma organização

Para descobrir como implantar uma gestão por processos em uma organização de forma efetiva, separamos um passo a passo. Confira:

Análise da situação atual

Em primeiro lugar, os gestores devem fazer o mapeamento dos processos atuais, elaborando os fluxos de trabalho do início ao fim das operações e com os responsáveis adequados. Com essa ‘fotografia’ da situação, é possível ter uma visão clara dos processos e atividades da organização e como melhorar.

Criação da nova estrutura do fluxo de processos

Agora chega a hora de idealizar a melhoria nos processos. Para tanto, é preciso entender o que gera valor nas operações, quais ações proporcionam os resultados esperados, quais as atividades podem ser reduzidas, o que deve ser incluído e o que deve ser reavaliado.

Assim, para propor a otimização dos processos, você pode detalhar todos os itens mencionados em um novo fluxograma de atividades até para ficar mais fácil de se visualizar.

Integração de áreas

Como implantar a gestão por processos em uma organização passa pela integração de atividades e informações dos diversos setores. Desse modo, é possível tornar as ações mais eficientes, ágeis e fluidas, com uma melhor comunicação entre todos os departamentos envolvidos, facilitando também a identificação de falhas e a correção delas o mais rápido possível.

Escolha de indicadores de desempenho

Outro ponto indispensável na implantação da gestão por processos é a definição de indicadores de desempenho. Assim, a gestão pode fazer um monitoramento contínuo das operações de acordo com esses indicadores, verificando a performance dos colaboradores e da equipe como um todo na execução dos projetos.

Implantação do novo fluxo de processos

Com todo o mapeamento, análise e planejamento realizados, o próximo passo é colocar os novos processos em prática conforme sua definição e documentação.

Saiba mais: Qual a importância de tecnologia no gerenciamento de processos

Monitoramento das operações

Nesta fase de como implantar a gestão por processos em uma organização, é importante ver se as novas etapas são eficientes, ou se estão abaixo do esperado, ou ainda se existem gargalos e falhas.

Gestão dos processos e foco na melhoria contínua

O passo seguinte é fazer a gestão dos números e indicadores de desempenho, além de observar e acompanhar os processos. Com todos os dados coletados, é possível fazer relações e análises mais aprofundadas.

Se for identificado algum problema, a gestão pode fazer revisões no fluxo implantado para otimizar as operações e adotar uma melhoria contínua no desempenho.

Uso de sistema de gerenciamento de processos

Por fim, não podemos esquecer a importância de aliar o uso da tecnologia, como por exemplo, um sistema de gerenciamento de processos. Dessa forma, a empresa pode automatizar processos e fluxos de trabalho, ganhando maior eficiência, além de realizar mapeamento e análise de dados com relatórios em tempo real.

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