Entender como estabelecer as rotinas e os processos da empresa adequadamente é crucial para organizações que desejam atingir seus objetivos a curto, médio e longo prazo, e se manterem competitivas no mercado. 

Sabemos que, com o acesso a informações, os consumidores cobram produtividade e desempenhos cada vez melhores das empresas. 

No entanto, cumprir com essas expectativas é um desafio, principalmente quando as organizações possuem operações com processos complexos que envolvem a participação de diversos atores (colaboradores diretos e indiretos, parceiros, fornecedores, clientes, etc). 

Por exemplo, na indústria de tecnologia e telecomunicações, as seguradoras e operadoras de telecom possuem processos que lidam diariamente com dezenas e, até mesmo, centenas de colaboradores em campo, exercendo atividades externas mas integrantes de um workflow. 

Essa realidade se torna ainda mais desafiadora quando consideramos o crescimento do segmento. Para se ter uma ideia, segundo uma pesquisa realizada pela VExpenses e divulgada no IT Fórum, no primeiro semestre de 2020, os gastos com telecom nas empresas aumentaram 108% em decorrência da pandemia. 

Outro ponto que está gerando maior demanda na área é a transformação digital motivada pela evolução das tecnologias e ferramentas disponíveis, que possuem baixos custos e estruturas de acesso à internet, maturidade do ecossistema que atende e atua com a evolução do mercado consumidor iniciado na globalização e alavancado pela digitalização. 

“Ser competitivo” mudou na Era Digital: colaboradores e parceiros estão esperando experiências e jornadas positivas, e não exatamente comercialização de produtos e serviços. 

Como resposta a esse novo cenário, ferramentas como Omnichannel, blockchain, inteligência artificial, digitalizações e outros já estão sendo implementadas nas empresas.  

Por consequência, as organizações estão buscando gerenciamento de processos eficiente e que promova não apenas sustentabilidade no hoje, mas também escalabilidade para crescimento no amanhã, voltada tanto para o usuário (seja ele colaborador, parceiro, cliente, candidato a vaga, canal de vendas, etc) em termos de usabilidade, quanto para o gestor em termos de acompanhamento e gestão online realtime.

Diante disso, veja como estabelecer as rotinas e os processos de uma empresa que utiliza times em campo (próprios ou parceiros ou contratados), como é o caso das corporações do segmento de telecom. 

Como estabelecer as rotinas e os processos da empresa? Confira o passo a passo!

Dentre as principais dicas para estabelecer as rotinas e os processos da empresa que utiliza times em campo, podemos citar: 

1. Mapeie a maneira como a sua empresa funciona atualmente

A sua organização, provavelmente, já conta com um processo interno, certo? Entenda como esses fluxos funcionam, ou seja, como as atividades são delegadas para o seu time, acompanhadas e, até mesmo, validadas para o cliente final. 

Identifique claramente todos os pontos de contato com os times em campo dentro do processo ou processos em que ele participa: atividades, responsabilidades, ferramentas digitais, sistemas, etc.

O mapeamento de processos permite encontrar gargalos na operação que afetam a produtividade da equipe, erros nos fluxos de trabalho que prejudicam os resultados e problemas na validação de informações que impactam na confiabilidade da sua empresa frente aos clientes e ao mercado. 

Além disso, essa iniciativa viabiliza melhor entendimento acerca da realidade dos times em campo para digitalizar baseado na jornada e experiência do usuário-colaborador, suas necessidades e forma de atuar no dia a dia.

2. Faça um planejamento

Com o mapeamento feito, é momento de realizar um planejamento da sua operação. Para tal, defina as prioridades do seu negócio e quais serão as atividades de rotinas, assim como a maneira pela qual esses fluxos serão registrados.

Neste planejamento, considere o tempo médio de cada atividade, mantendo uma demanda coerente com a realidade do seu time, evitando equipes ociosas ou sobrecarregadas, o que resultaria em baixas na motivação dos colaboradores e, consequentemente, possível alta de turnover.

Além disso, com um processo claro, é possível atingir otimização da equipe, reduzindo o tempo gasto em atividades que não agregam valor ao seu negócio e direcionando corretamente os esforços de trabalho.

Lembre-se de considerar a “realidade” das equipes em campo. Por exemplo, não adianta implantar uma ferramenta digital que só funcione online se a equipe de campo atua em subsolos e garagens sem acesso à Internet. 

Ou, ainda, padronizar atividades exigindo que haja preenchimento pelo time em campo sem levar em consideração que podem estar de luvas e seria mais fácil “botões ou caixas de seleção”. 

Nesse cenário, planeje cuidadosamente tudo que impacte direta ou indiretamente esses colaboradores para garantir que suas iniciativas tenham aderência à realidade das equipes externas.

A definição das rotas, sem dúvidas, é a maior dificuldade das empresas de telecom ao estabelecer a rotina do time em campo. Deslocamentos mal mapeados podem gerar gastos exacerbados com combustível, além de outros problemas que envolvam o trânsito. 

Por essa razão, faça um roteiro cuidadoso e estratégico, considerando a ordem das visitas, tempo médio de deslocamento, período médio para execução da atividade, distância entre cada local a ser visitado e outras particularidades.

Com isso, você consegue não apenas promover uma melhor distribuição das tarefas, mas também da equipe, garantindo que todas as demandas sejam atendidas dentro dos prazos definidos.

3. Envolva o time 

Com tudo isso definido, é momento de envolver o seu time no planejamento. Não é possível estabelecer uma rotina de sucesso sem que os colaboradores participem ativamente dessa construção. 

Portanto, crie cronogramas e os disponibilize para o time, com todos os fluxos de trabalho, horários, rotinas e outras informações importantes. Abra espaço nesse planejamento para escutar os colaboradores, com isso, é possível tirar insights de melhorias.

Além disso, promova treinamentos para todas as equipes internas e externas, de modo a aprimorar cada vez mais suas habilidades, garantir desenvolvimento e, consequentemente, melhores resultados. 

Outra maneira de envolver mais o time é estabelecer o diálogo e a sinergia entre todos da equipe, valorizando as conquistas profissionais, os relacionamentos interpessoais e o clima organizacional. 

4. Mantenha processos padronizados

É muito fácil uma empresa “se perder” pelo meio do caminho. Ou seja, criar projetos e planejamentos excelentes, porém, não conseguir sustentar essas novas ideias na operação por muito tempo. Isso ocorre por falta de dedicação de tempo na padronização de processos.

Desse modo, crie padrões em todas as atividades, de maneira que o seu time consiga desempenhá-las sem grandes dificuldades. 

E nos casos de uma seguradora ou empresa de telecom com dezenas de atividades e colaboradores em campo espalhadas pelo Brasil, nas ruas, dentro das empresas e/ou dentro das casas; padronizar garante a entrega de produtos e serviços com a mesma qualidade. 

5. Estabeleça indicadores para monitorar o desempenho do time

Não podemos falar sobre como estabelecer as rotinas e os processos da empresa sem citar a importância dos indicadores de desempenho. Na prática, eles viabilizam acompanhamento contínuo da operação e dos resultados gerados.

Com times em campo, tenha em mente que os KPIs podem ter impacto e, por isso, é necessário considerar informações externas (ex: cliente ausente, trânsito, chuvas).

Ademais, o uso de métricas estratégicas facilita a identificação de problemas ou erros operacionais, assim como oportunidade de implementar melhorias de processos.

6. Conte com a tecnologia

Por fim, gerenciar uma equipe remotamente é um outro problema que empresas como seguradoras e operadoras de telecom enfrentam. 

No entanto, as tecnologias atuais têm permitido mitigar esse desafio, isso porque viabilizam melhor controle de toda a operação, mesmo dos colaboradores em campo. 

Contar com esse tipo de ferramenta é crucial para manter a equipe alinhada, simplificar o registro de dados (assim como validações das visitas) e dinamizar o fluxo de trabalho. 

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Quer saber como estabelecer as rotinas e os processos da empresa com qualidade e eficiência? A Blue Service pode te ajudar! 

A Blue Service BPM Platform facilita o gerenciamento de processos de seguradoras e operadoras de telecom. 

Com a nossa plataforma, a sua empresa possui muito mais controle sobre o time, atividades, performance e outros indicadores estratégicos.

Além disso, você consegue acompanhar em tempo real as equipes em campo e acessar arquivos que validem as ações realizadas externamente. 
Desse modo, a sua organização atinge melhor eficiência, agilidade e desempenho. Quer saber mais? Conte com o nosso time!