Passo a passo para a padronização de processos

Ao implementar uma gestão de processos empresariais, a prática de padronização de processos se torna imprescindível para maximizar a eficiência do negócio. Os melhores resultados vêm a partir dessa metodologia, pois reduz os custos, minimiza os erros, aumenta a produtividade e permite a constante evolução operacional. 

Para se manterem competitivas e em pleno crescimento, as empresas precisam saber qual o passo a passo para a padronização dos processos. No blog de hoje, ensinaremos a sua organização a conseguir o melhor desempenho. Acompanhe a leitura!

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Quais os objetivos da padronização de processos?

A padronização dos processos operacionais começa com a organização das atividades da empresa em processos operacionais já existentes. Dessa forma, a empresa ganha em tempo e eficiência, há a uniformidade na execução dessas ações. Isso auxilia os gestores a terem a segurança de que, não importa qual o colaborador que está a frente das atividades, ela está sendo feita de forma padronizada, sem comprometimento na entrega, sem variações no produto final e, também, sem desperdício de recursos.

Outro objetivo dessa prática é garantir a identificação de falhas e desvios. A partir de um fluxo de processos estabelecido, é possível perceber qual a causa para os problemas que aparecerem. Com todo esse aperfeiçoamento, é normal que haja estabilidade nos processos de produção, com a minimização da variabilidade das atividades. Isso auxilia na previsibilidade de tempo e gastos, bem como na assertividade na tomada de decisões.

Por último, a equipe, quando há padronização de processos, se sente parte da empresa, pois sabe exatamente como e para que é realizado determinado tipo de tarefa. Com isso, é possível promover a capacitação da equipe.

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Passo a passo para a padronização de processos

1- Mapeamento dos processos

O primeiro passo é mapear, minuciosamente, todos os processos da empresa. Aqui, devem ser avaliadas as saídas, as entradas, os colaboradores envolvidos, os objetivos da padronização e, a partir dessas informações, o processo será desenhado.

2- Elaboração de documentos

Depois de ter os processos todos mapeados, é importante documentá-los. Esse documento será usado para treinar novos colaboradores e deve ser feito como um guia, com o passo a passo de cada uma das atividades.

3- Treinamento da equipe

Após apresentar o novo processo, treine a equipe sob o novo formato de gestão e mostre quão importante é que cada colaborador cumpra as tarefas com excelência.

4- Monitoramento constante

O último passo é monitorar para que os processos continuem sendo otimizados ou, também, para procurar inconsistências e promover a melhoria contínua.

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