Muitos gestores não entendem a importância da modelagem de processos. Mas, na verdade, esta prática é fundamental para entender os fluxos de trabalho da empresa, a fim de identificar falhas que atrapalhem o crescimento do negócio.

Assim, por meio dessa ação, é possível detectar os problemas nas atividades e corrigi-los, para alcançar maior eficiência, produtividade e melhores resultados. 

Ou seja, a modelagem permite a otimização dos processos, garantindo economia e aumento da competitividade para a empresa. 

Esta prática é ainda mais importante para organizações com múltiplas tarefas, equipes e unidades, já que ajuda a identificar todos os gargalos nas operações e centralizar as informações em um só lugar.

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Como funciona a modelagem de processos?

Podemos definir a modelagem de processos como uma apresentação gráfica do fluxo de trabalho e das atividades da empresa. Seu objetivo é não só representar o workflow e as demandas, mas também documentar, entender e analisar o trabalho para implementar transformações.

Essa prática está inserida dentro do contexto do BPM (Business Process Management, ou gerenciamento de processos de negócios), a fim de ajudar na otimização e melhoria contínua dos processos.

Assim, ao executar a modelagem, é possível mapear todo o serviço executado, identificar cada atividade e seus desdobramentos, além de facilitar a visualização e compreensão dos gestores sobre os processos, tarefas, responsáveis e toda a conexão do fluxo de trabalho, apoiando a tomada de decisão.

Mas como pode ser feita essa representação ilustrativa? A modelagem de processos conta com diferentes modelos como:

• Diagramas;
• Fluxogramas;
• Mapas;
• Outros métodos gráficos.

Saiba mais: Como usar uma ferramenta para desenhar processos

Principais benefícios da modelagem de processos

Como vimos, a modelagem de processos permite a otimização e melhoria contínua das operações e fluxos de trabalho. Assim, as empresas obtêm maior agilidade, produtividade e eficiência. Mas os benefícios vão além disso. Confira aqui as principais vantagens:

Redução de custos

Em primeiro lugar, as práticas de modelagem de processos têm como resultado a eliminação de gastos desnecessários e a redução de custos como reflexo do fluxo de trabalho mais eficiente e da diminuição de falhas, desperdícios e perdas de tempo em tarefas improdutivas.

Melhora da comunicação 

Com a modelagem e a melhor visualização das atividades, fica mais fácil para os colaboradores se entenderem, preencherem as lacunas que faltavam e conseguirem conversar sobre o andamento dos projetos e fluxos de trabalho. 

Mitigação de desperdícios e atrasos 

O entendimento mais claro dos processos melhora também a visualização de gargalos, desperdícios, atrasos e outros problemas que antes não eram notados. Com isso, é possível tomar as ações necessárias para corrigir tais questões.

Auxílio no desenvolvimento dos funcionários 

Imagine só um novo colaborador chegando à empresa sem ter uma organização de processos de forma adequada. Certamente, ele vai ter muitas dificuldades para entender como funciona o fluxo de trabalho e por quais demandas é responsável. Então, a modelagem facilita essa visualização e controle das operações, auxiliando na integração de novos funcionários e o seu treinamento.

Saiba mais: BPM x BPMN: entenda quais são as diferenças e como usá-los

Como a tecnologia de processos pode ajudar na modelagem 

Para ajudar os gestores na modelagem de processos, nada melhor do que contar com uma tecnologia de gestão de processos, como a plataforma de BPM.

Assim, o primeiro passo é definir a abordagem que será usada na modelagem. Por exemplo: ir da visão macro do processo para depois detalhar o restante, ou fazer o caminho contrário, ou ainda ir do núcleo do problema de um processo para depois caminhar para as suas extremidades.

Depois, a segunda etapa é coletar todas as informações sobre os processos. 

Na sequência, é preciso escolher como diagramar os processos. É aqui que entra a tecnologia com o apoio da plataforma de BPM para realizar o desenho do fluxo de trabalho e implementar a padronização, integração, automação e gerenciamento de processos, equipes, documentos e muito mais.

Além disso, ainda é possível ter indicadores para monitorar o andamento dos processos na plataforma, analisar os resultados e implementar melhorias.

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