Muitas empresas ainda usam processos manuais para a realização de projetos e serviços, acreditando que essas ações suprem bem suas necessidades, e garantem qualidade e eficiência nas operações. No entanto, sem querer te desanimar, se você ainda aposta nisso, você está sofrendo grandes prejuízos. Por isso, vamos explicar a importância de migrar para os processos digitais o quanto antes.

A verdade é que o investimento em processos digitais já vinha em um alto crescimento antes da pandemia do coronavírus. Mas, com o cenário de quarentena, isolamento social e necessidade de home office provocado pela Covid-19, a digitalização e a transformação digital foram impulsionadas.

Segundo pesquisa da Samba Digital, 87,5% das empresas brasileiras realizaram alguma iniciativa voltada à transformação digital em 2020. Além disso, as organizações líderes em maturidade digital alcançaram taxa de crescimento 3 vezes maior do que os concorrentes.

Só por estes dados, já fica clara a importância de abraçar a digitalização e modernização de processos, principalmente, em empresas com múltiplas operações e diversas unidades. Uma vez que, com os processos digitais, fica mais fácil padronizar, organizar, otimizar e gerenciar os fluxos de trabalho e as equipes, centralizando todas as informações em um só lugar.

Portanto, neste artigo, vamos mostrar os problemas e prejuízos que os processos manuais causam para os negócios e como a gestão de processos digitais pode ajudar sua empresa.

Leia também: Principais erros que afetam a integração de processos na sua empresa e como evitá-los

4 prejuízos causados pelos processos manuais

Antes de entrar em mais detalhes de como a gestão de processos digitais ajuda a otimizar a performance da empresa, vamos conferir os principais impactos negativos das operações manuais.

Erros no preenchimento de informações

A primeira desvantagem do processo manual é a alta chance de ocorrerem erros ou falhas no preenchimento de dados e na inserção de informações, seja em um documento, sistema, relatório, em uma conta a pagar, entre outros itens.

Falta de agilidade

Imagina o tempo gasto com atividades manuais, repetitivas e burocráticas, como por exemplo, o preenchimento de diversas notas fiscais ou de uma série de relatórios de serviços. Com a ocorrência do trabalho desse modo, perde-se rapidez e eficiência.

Refações e retrabalhos

Quando os erros são identificados no fluxo de trabalho, as tarefas voltam para os colaboradores responsáveis que precisam refazer aquele determinado processo. Ou seja, gera perda de tempo e de produtividade daquele funcionário.

Impacto na tomada de decisão

Falamos no tópico acima sobre os erros detectados nos processos manuais. Mas e quando eles não são vistos, o que pode acontecer? Tais falhas podem prejudicar a confiabilidade das informações apresentadas aos gestores, levando a análises equivocadas e tomadas de decisões erradas.

Todas essas consequências dos processos manuais geram gastos desnecessários e, consequentemente, perdas financeiras. 

Por outro lado, a gestão de processos digitais é responsável por inovar e digitalizar a operação. Assim, é possível reduzir custos, agilizar os fluxos de trabalho, melhorar a produtividade e aumentar a eficiência.

Veja também: Passo a passo de como implantar a gestão por processos em uma organização

Como a gestão de processos digitais gera benefícios para as empresas

Sabemos que os processos digitais são fundamentais para garantir melhores resultados, em termos de eficiência, qualidade, produtividade e economia. Mas como eles ajudam a conquistar tais objetivos? Veja aqui:

Eliminação de documentos em papel: os papéis correm o risco de serem perdidos, deteriorados e ainda sofrerem fraudes. Então, quando eles estão em formato online com processos digitais, evita-se todos esses problemas.

Mitigação de gargalos, erros e retrabalhos: a gestão de processos digitais ajuda a minimizar a chance de falhas, refações e gargalos nas operações. O que torna as atividades mais dinâmicas, ágeis e confiáveis.

Automação das atividades: além da melhor organização e controle dos processos, a digitalização também proporciona a automação dos fluxos de trabalho, agilizando ainda mais as atividades e operações, resultando no aumento de eficiência.

Mapeamento de processos: os processos digitais também permitem mapear todo o fluxo de trabalho da sua organização, possibilitando o aprimoramento das atividades produtivas, administrativas, financeiras e outras.

Saiba mais: Sistema de gerenciamento de processos: 7 passos para escolher o melhor

Como a Blue Service realiza a gestão de processos digitais

Para eliminar os processos manuais do seu negócio e realizar a gestão de processos digitais, conte com uma ferramenta de BPM para ajudar sua empresa.

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