Como você bem sabe, a forma como os processos são conduzidos e administrados é essencial para os resultados das empresas. Por isso, os gestores e líderes estão, constantemente, em busca das melhores ferramentas e estratégias para otimizar essas atividades. A metodologia BPM surge como um recurso valioso neste cenário.

Isso porque esse método promove o gerenciamento mais eficiente e qualificado dos processos, tarefas, fluxos de trabalho e serviços de um negócio.

Mas a pergunta que fica é como a metodologia BPM consegue alcançar esses objetivos e trazer melhores desempenhos para as organizações. Para entender mais a fundo esse assunto, continue a leitura deste conteúdo.

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Afinal, o que é a metodologia BPM?

Basicamente, podemos iniciar essa explicação pela sigla BPM, ou Business Process Management. Em tradução livre para o português, ela significa Gestão de Processos de Negócios. O que representa tanto os processos de negócio, como os  processos organizacionais e/ou processos gerenciais.

Só por essa definição, já fica claro que a metodologia BPM tem como objetivo estruturar os fluxos de processos, padronizá-los, monitorá-los e adotar uma abordagem de melhoria contínua. Dessa maneira, é possível, em cima de padrões, buscar atingir as metas do negócio e aumentar os resultados.

Vale destacar que este conjunto de técnicas ajuda também a identificar gargalos operacionais e problemas e, assim, realizar otimizações nessas atividades.

Conheça as 6 fases do ciclo BPM

Para conhecer um pouco mais sobre o que é a metodologia BPM na prática, é importante conferir brevemente como funciona o processo de estruturação e melhoria dos processos. Trata-se do ciclo BPM, que é dividido em seis etapas. Veja:

1. Planejamento do projeto de BPM

Em primeiro lugar, é iniciado o planejamento com o diagnóstico dos principais problemas da empresa em relação aos processos e fluxos de trabalho. Assim, é possível verificar a melhor forma de resolver tais questões usando a metodologia BPM. Aqui também são determinadas as metas a serem atingidas e as ferramentas utilizadas durante o ciclo de BPM.

2. Modelagem de processos

Esta etapa é uma das mais importantes dentro da metodologia BPM, porque envolve o mapeamento e detalhamento das atividades internas, com a classificação dos processos da empresa, como por exemplo, de gestão, negócio ou suporte.

Após o levantamento, por meio da ferramenta de modelagem, são desenhados os fluxos de processos, com as regras de priorização e os respectivos responsáveis. Com isso, é possível apresentar o modelo para a validação dos líderes e, caso seja necessário, realizar os ajustes.

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3. Simulação dos processos

A partir do modelo estruturado, os processos são testados, de olho em métricas de desempenho, para verificar os resultados. Outra simulação analisa se o fluxo é executado da maneira planejada ou se ocorrem gargalos. Se algo der errado, ainda pode-se mudar os processos. Mas, caso tudo esteja funcionando, já é possível colocar a operação em prática.

4. Execução dos processos

Nessa hora, os processos são implementados, automatizados e integrados à cultura da empresa. Para isso, é necessário avaliar as necessidades de contratação de softwares, como a plataforma BPM, ou ainda  a modernização de sistemas legados, para efetivar a introdução do novo fluxo de atividades.

Esta etapa também é responsável pelo treinamento dos colaboradores para se adaptar às novidades e para que a incorporação das mudanças não atrapalhe a rotina da equipe.

5. Monitoramento 

Só colocar o novo fluxo de processos para rodar não basta. É essencial ficar de olho e acompanhar as operações por meio de indicadores predefinidos. Assim, a gestão pode observar possíveis erros e falhas, a fim de tomar ações para corrigi-los.

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6. Melhoria contínua

Por fim, o último elemento da metodologia BPM é o foco na melhoria constante e contínua. Por meio da avaliação da situação atual dos processos, pode-se projetar aprimoramentos para o futuro, com inclusão, modificação ou até exclusão de atividades. Ou ainda é possível introduzir novas ferramentas de apoio.

Principais benefícios da metodologia BPM para os negócios

A partir de toda essa explicação, você deve imaginar que sua empresa só tem a ganhar ao adotar essa metodologia. Algumas das principais vantagens alcançadas são:

Redução de custos: as equipes conseguem realizar os processos com maior eficiência e rapidez, independentemente da sua área de atuação, diminuindo os custos de operação, execução e manutenção de atividades.

Economia de tempo: a automação, a padronização e a integração de atividades permitem economizar tempo dos colaboradores na execução de suas funções, garantindo uma atuação mais estratégica.

Aumento da produtividade: com a maior fluidez nos processos de trabalho, os funcionários se tornam mais produtivos, realizando mais tarefas e com maior qualidade em menos tempo.

Maior competitividade: com todas essas melhorias nos inúmeros processos em uma empresa e suas diversas unidades, a metodologia BPM proporciona um negócio mais competitivo, seja na prestação de serviços, ou na venda de produtos.

Como implementar a metodologia usando uma plataforma BPM

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