Um dos pilares para o sucesso da gestão de equipes de campo é entender como fazer mapeamento de processos. Essa iniciativa é crucial para a organização de todo o time, assim como a divisão equilibrada das tarefas e definição das rotas de maneira estratégica. 

Além disso, a esquematização de processos garante um maior controle da operação, eliminando gargalos comuns, como: sobrecargas ou ociosidades de trabalho, descentralização de atividades e dificuldades de acompanhamento dos colaboradores.

Mas, afinal, você sabe como fazer mapeamento de processos para promover maior eficiência e produtividade do seu time de campo? Elaboramos um conteúdo que pode te ajudar! Confira algumas dicas abaixo!

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Como fazer mapeamento de processos?

Dentre os principais passos para mapear processos na prática estão:

Definir os objetivos

Antes de realizar o mapeamento de processos, é preciso definir os resultados que se deseja alcançar com essa iniciativa, seja ela referente ao desempenho do próprio time ou da empresa como um todo.

Desse modo, é fundamental compreender quais serão os processos mapeados, times envolvidos, objetivos, criticidade e riscos dessas atividades. 

Identificar quais são os fluxos a serem seguidos

Com essa definição, é momento de identificar os fluxos a serem seguidos. Para os times de campo, por exemplo, o cotidiano é bastante versátil e depende diretamente das solicitações feitas e das rotas já pré-definidas. 

Nesse sentido, como os colaboradores sabem dos trajetos e pontos de visitas? Ou, ainda, por onde eles conseguem visualizar as solicitações ou fazer os relatórios?

Pois bem, todos esses pontos são esquematizados nesse passo, em que os gestores definem os fluxos e os responsáveis, assim como a maneira em que essas atividades serão validadas. 

Com isso, é possível padronizar processos, garantindo que todo o time fale a “mesma língua”, especialmente quando nos referimos às empresas de múltiplas unidades, que lidam com colaboradores em diferentes regiões do país e, até mesmo, do mundo. 

Definir indicadores

Não adianta entender como fazer mapeamento de processos se essas atividades não são devidamente monitoradas, afinal, gargalos podem ocorrer e prejudicar a performance dos colaboradores. 

Por essa razão, é crucial definir indicadores estratégicos e que façam sentido para o seu negócio. Essas métricas devem ser acompanhadas periodicamente, com o objetivo de não apenas manter alto controle de qualidade, mas também minimizar riscos e garantir constante otimização. 

Documentar todos os processos do time

Por fim, o que não é documentado não pode ser analisado, não é mesmo? Por isso, é essencial que o mapeamento de processos seja acompanhado por um rígido controle de fluxos e históricos de todas as operações.

Para tal, a utilização de ferramentas como o sistema de gestão de processos é crucial. Essa tecnologia permite rápido mapeamento de toda a empresa, visão holística da operação e digitalização completa.

Além disso, o uso de um sistema de gestão pode acelerar a expansão das organizações. Para se ter uma ideia, de acordo com uma pesquisa da IDG Research Services, empresas que contam com essa tecnologia crescem até 35% mais rápido se comparadas àquelas que não possuem. 

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Dentre as principais características da plataforma, podemos destacar:

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