Com a demanda por inovação nos processos empresariais, cada vez mais organizações estão adotando novas ferramentas para fortalecer a gestão de informação, como é o caso do ECM e GED. 

Essas iniciativas, por sua vez, visam não apenas garantir um gerenciamento mais efetivo do negócio, mas também minimizar erros, promover eficiência de todo o time e potencializar o diferencial competitivo. 

Além disso, a adoção de novas tecnologias acelera a adequação das empresas à transformação digital constante, visto que, até 2025, as corporações digitais devem aumentar em 4x a produção do PIB mundial, segundo o Industry Strategy Council. 

Em todo esse cenário de expansão e crescimento, as organizações precisam buscar por ferramentas e metodologias adequadas, que sejam capazes de otimizar o gerenciamento de dados com efetividade. 

Mas, afinal, ECM e GED são tecnologias efetivas? Qual adotar? Para te ajudar a tomar essa decisão, explicamos abaixo o que são essas ferramentas e suas principais características.

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O que é GED?

O GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos ou Document Management System (DMS), termo em inglês. Trata-se de um termo que começou a ser empregado na década de 1990, com o avanço da internet, para se referir às tecnologias aplicadas na gestão de documentos. 

Na prática, é um sistema que captura, digitaliza, armazena e gerencia documentos empresariais. 

Ao permitir o controle de diversos tipos de conteúdos, como documentos office, PDF, vídeos e imagens, uma plataforma GED também viabiliza uma gestão de acessos inteligente, minimizando os riscos de perdas ou exposição de dados importantes. 

O que é ECM?

Apesar de ser comumente visto como sinônimo do GED, o ECM, na verdade, é considerado uma evolução do GED. Com uso mais amplo, envolve os processos de gerenciamento informacional integrando as relações entre máquinas e homens.

Significando Enterprise Content Management ou Gestão de Conteúdo Empresarial, o ECM é bastante complexo e consiste em uma série de estratégias combinadas que facilitam a captação, gerenciamento e armazenamento de informações. 

O funcionamento do ECM é semelhante ao GED. Porém, ele promove para as empresas opções mais heterogêneas, se adequando às necessidades cada vez mais multiformes do mercado.

Além disso, o ECM também possui possibilidades mais avançadas de integração e gerenciamento dos documentos. Aceitando conteúdos de diversos formatos e espaços de armazenamento em nuvem, o ECM garante flexibilidade, dinamismo e segurança às operações. 

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Quais as diferenças entre ECM e GED?

Como vimos, ECM e GED são termos muitas vezes confundidos e nem sempre são utilizados corretamente. Fato é que ambos se referem à gestão de documentos empresariais. Então, qual a diferença entre eles? Vamos lá!

Para explicar de forma mais detalhada, é importante entender a questão das diferenças entre documentos e informações. Afinal, nem toda informação gerada dentro da empresa pode ser classificada como documento. 

Os documentos são registros formais, que podem ser utilizados para efeitos de consulta ou como prova. Por exemplo: documentos jurídicos, fiscais, contábeis, administrativos, tributários, financeiros, de RH, entre outros.

Por outro lado, as informações podem ser quaisquer tipos de conhecimentos gerados na empresa, como novas ideias, comunicação entre os colaboradores, outros conteúdos e materiais compartilhados. 

Portanto, o ECM tem um leque um pouco maior de atribuições, indo desde a coleta, o acesso e o armazenamento das informações, até a distribuição, o gerenciamento e a mensuração dessas mesmas informações.

ECM e GED: qual escolher?

Já ficou claro que ambas as tecnologias, ECM e GED, são bastantes parecidas. Por essa razão, a escolha da melhor ferramenta vai depender das necessidades do seu negócio, assim como o porte da sua organização.

Em geral, as duas soluções ajudam a tornar os processos empresariais mais eficientes e produtivos, assim como a gestão da empresa, o desenvolvimento de projetos e as entregas mais assertivas.

Além disso, as plataformas de ECM e GED podem reduzir os custos das empresas com cópias, impressões, espaços de armazenamento para os papéis, tempo gasto pelos colaboradores na busca e pesquisa de informações, perda, extravio e recuperação de documentos.

No entanto, normalmente, redes de empresas, independentemente do segmento, contam com processos complexos divididos em unidades distintas. O que significa que uma série de documentos empresariais devem ser acompanhados de perto por diversos agentes, como colaboradores, gestores e, até mesmo, clientes.

Se essa é a realidade da sua organização, o ECM é a melhor opção. Por se tratar de um mecanismo completo, ele permite que o seu negócio tenha total controle sobre todos os conteúdos, assim como gestão de acesso eficiente, garantindo alta governança e segurança de dados. 

Dentre outros benefícios, podemos citar:

• Captação simples de qualquer tipo de documento e de diferentes fontes;
• Organização inteligente das informações;
• Todas as alterações são facilmente rastreadas;
• Mais eficiência e produtividade para a operação;
• Fácil compartilhamento de todos os documentos com os agentes envolvidos. 

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