Os últimos anos, sem dúvidas, promoveram profundas mudanças na maneira como as empresas dos mais diversos segmentos gerenciam suas atividades. Nesse cenário, a demanda por controle e automação de processos cresceu exponencialmente.

As redes de shopping e hotéis foram os setores que mais sentiram essas disrupções em todos os seus processos internos e externos, especialmente com a pandemia, isso porque precisaram se reinventar para conseguirem sobreviver ao momento atual. 

Para tal, a automação foi fundamental para garantir às grandes redes sustentabilidade durante a crise, diferencial competitivo e expectativa de crescimento. 

Nesse sentido, entenda o que é a automação de processos, os benefícios que essa iniciativa gera às empresas e como implementá-la com alguns passos simples. 

Afinal, o que é a automação de processos?

Na prática, a automação de processos é a capacidade das tecnologias em controlar, metrificar e acompanhar fluxos operacionais. 

Com isso, todas as atividades manuais que eram realizadas com a ajuda de um ativo humano, podem ser automatizadas por meio de sistemas inteligentes, capazes de acelerar a produtividade e permitir que os colaboradores foquem em tarefas mais estratégicas para a organização.

Essa iniciativa é pautada na otimização de atividades, melhor uso do tempo da equipe, fluxos de trabalho mais direcionados e melhor aproveitamento dos recursos de uma empresa por meio da tecnologia.

É importante destacar que, embora a tecnologia seja um dos aspectos cruciais, a automação não depende apenas de ferramentas apropriadas, mas também de mudanças profundas na cultura organizacional e na maneira como os gestores e colaboradores se portam. 

Como essa iniciativa pode ajudar redes de shopping e hotéis?

Dentre os principais benefícios da automação de processos em redes de shopping e hotéis, podemos citar: 

Facilita a padronização de processos

Uma das dificuldades de empresas nesse formato é manter a padronização. Com unidades espalhadas pelo Brasil e o mundo, é muito difícil garantir que todos esses estabelecimentos falem “a mesma língua”.

No entanto, a automação facilita a padronização de processos operacionais, o que garante atividades mais transparentes e melhor controle do desempenho de todas as unidades dessas redes. 

Simplifica a gestão de processos jurídicos

Outro benefício que a automação promove às empresas é a simplificação do controle jurídico. Sabemos que essa é uma das áreas mais críticas das organizações, especialmente quando lidam com regras e leis diferenciadas em cada país (em caso, por exemplo, de redes internacionais). 

Nesse sentido, a automação permite que os casos em aberto sejam acompanhados de maneira efetiva e facilitada, assim como as atividades e compromissos legais do time jurídico. 

Reduz custos

Segundo uma pesquisa realizada pela Pegasystems, 86% das organizações disseram que a automação têm ajudado a otimizar as cargas de trabalho humano e, consequentemente, reduzir os custos na operação.

É importante salientar que a automação não substitui, necessariamente, o esforço humano. Pelo contrário, ela empodera as equipes de maneira inteligente, dizimando as atividades manuais e repetitivas e, com isso, garantindo tempo e recurso para ações estratégicas e inovadoras. 

Outra característica da automação que resulta na diminuição de gastos é a redução de erros operacionais, que minimiza riscos de falhas, paradas, problemas judiciais e qualquer outra situação que cause gargalos e prejuízos. 

Permite crescimento a longo prazo

Por fim, a automação de processos promove o crescimento dos negócios a longo prazo. Para se ter uma ideia, um relatório da McKinsey prevê que a inovação pode aumentar a produtividade das organizações em 14% ao ano. 

Essa expansão, por sua vez, é totalmente sustentável, garantindo melhores resultados, escalabilidade tecnológica e estabilidade para os novos desafios do mercado. 

3 passos para implementar o controle e automação de processos

Agora que você compreendeu um pouco sobre os benefícios que o controle e automação de processos podem oferecer à sua rede de shopping centers e hotéis, confira abaixo 3 dicas essenciais para começar um projeto no seu negócio.

1 – Elabore um plano de automação

O primeiro passo é a definição de um plano de automação, ou seja, um documento que prevê todas as iniciativas que serão implementadas, responsáveis pelos projetos, prazos e indicadores que serão acompanhados. 

Para tal, é preciso compreender como a sua rede funciona atualmente e identificar as atividades que são realizadas manualmente. A partir dessas informações, já é possível monitorar processos passíveis de otimização. 

Outro ponto importante diz respeito ao modelo de Governança, que trata-se de um direcionamento técnico para todas essas iniciativas. 

Por sua vez, ele é feito pelo time de TI e define não apenas os aspectos já mencionados em relação ao planejamento, mas também possíveis riscos (sejam eles cibernéticos ou de natureza física), medidas de prevenção e a segurança de dados. 

2 – Faça treinamentos com os colaboradores 

Lembra-se que falamos a respeito das mudanças que uma organização precisa passar para que a automação seja real? Pois bem, ela passa também pelos colaboradores. 

A inovação envolve a utilização de novas tecnologias e padrões de processos, muitas vezes, diferentes do que os funcionários estão acostumados. 

Isso significa que é preciso preparar o time para aderir a essas novas iniciativas e isso apenas é possível por meio da capacitação.

Portanto, elabore treinamentos para desenvolver toda a sua equipe, assim como materiais que facilitem possíveis consultas para tirar dúvidas no futuro, integração de novos colaboradores ou mudanças de funções dos funcionários atuais, aspectos bastantes comuns. 

Quanto mais claros forem seus processos e mais preparado estiver o seu time, melhores são as chances de bons resultados da sua iniciativa de automação. 

3 – Não deixe a tecnologia de lado

Por fim, é impossível falarmos de automação sem citar a tecnologia. Pode parecer até um pouco redundante, porém, muitas empresas desconsideram o seu papel na inovação dos negócios.

Nesse cenário, busque por ferramentas que sejam capazes de ajudar o seu negócio nessa jornada de transformação digital. 

Atualmente, é possível contar com sistemas completos e totalmente integrados, que simplificam diversas atividades dentro das empresas e facilitam o cotidiano das operações. 

Conte com a Blue Service!

A Blue Service pode ajudar a sua rede de shoppings e hotéis a atingir bons resultados no controle e automação de processos por meio da Blue Service BPM Platform, um sistema de gerenciamento de processos completo, intuitivo e responsivo.

Com alta capacidade tecnológica, a nossa Plataforma BPM permite centralização dos fluxos de trabalho do seu negócio, garantindo visão holística da sua empresa, padronização de processos e o acesso a indicadores estratégicos.

Nesse sentido, promovemos à sua empresa:

• Redução de custos;
• Maior controle da operação;
• Eficiência e agilidade;
• Visualização da operação em tempo real;
• Oportunidades de constantes melhorias.

Além disso, a nossa plataforma possui possibilidades aprimoradas de integração, o que garante escalabilidade para mudanças a longo prazo e plena estabilidade da sua infraestrutura. 

Quer saber mais? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!