Como implantar a gestão por processos em uma organização franqueada?
Com a necessidade de alcançar maior eficiência operacional e melhores resultados para o crescimento dos negócios, diversos líderes corporativos estão buscando sobre como implantar a gestão por processos em uma organização franqueadora
De maneira geral, essa iniciativa permite controle sobre toda a empresa, assim como gerenciamento dos fluxos de trabalho, administração das entregas geradas e monitoramento dos recursos.
Para entendermos melhor a importância do gerenciamento de processos, precisamos compreender o que são eles e como são divididos.
Na prática, os processos são caracterizados como a maneira que as coisas ocorrem dentro de uma empresa. Ou seja, consistem em todas as atividades e tarefas essenciais para o funcionamento da organização. Por sua vez, são divididos em três grupos:
- Primários: basicamente, são o core business das empresas, ou seja, aquelas atividades que geram valor direto e estão relacionadas à solução que o negócio oferece, como é o caso dos times de produção e relacionamento com o cliente;
- Suporte: são as atividades que apoiam os processos primários, embora não estejam diretamente ligadas à prestação de serviços da empresa, elas são responsáveis pelo funcionamento do negócio, por exemplo, o financeiro;
- Gerenciamento: são os processos que não estão envolvidos com a gestão dos serviços em si, mas sim com a empresa, como é o caso do controle jurídico.
Com uma eficiente gestão por processos, cada área da organização sabe exatamente o que fazer, suas responsabilidades e a importância que possui para o funcionamento da empresa.
Além disso, os gestores conseguem ter uma visão holística a respeito da operação, o que viabiliza tomadas de decisões mais inteligentes, especialmente quando nos referimos às redes de franquias.
Sabemos que os empreendimentos franqueados estão cada vez mais comuns. Para se ter uma ideia, em 2019, o setor de franquias cresceu 6,9%, segundo a Associação Brasileira de Franchising.
Embora o segmento tenha sido bastante afetado pela pandemia, a previsão é que, com o avanço da vacinação e estabilização gradual da economia, o setor volte a crescer em 2021.
No entanto, para atender às novas demandas do segmento, as empresas precisam se preparar e otimizar os fluxos operacionais. Nesse sentido, veja abaixo como implantar a gestão por processos em uma organização franqueada com algumas dicas.
Como implantar a gestão por processos em uma organização franqueadora? Veja 5 dicas!
Dentre os principais pontos que devem ser considerados no momento de otimizar a gestão de processos de uma organização franqueada estão:
1. Crie processos padronizados
O primeiro passo para garantir uma eficiente gestão de processos é, exatamente, a padronização.
Essa iniciativa é responsável por definir um fluxo acertado de atividades que devem ser seguidas não apenas pelos colaboradores de uma mesma área, mas também por toda a organização.
O ideal é criar processos padronizados em cada setor da empresa e documentar esses fluxos, de modo que possíveis remanejamentos na equipe e entrada ou saída de funcionários não atrapalhem significativamente o desempenho do time.
2. Invista na integração de diferentes áreas
Após a padronização, é momento de investir na integração de diferentes departamentos da empresa.
Em redes franqueadas é muito fácil perder informações ao decorrer dos processos, porém, sabemos que isso é um erro grave que pode prejudicar, inclusive, o relacionamento da franqueada com o próprio franqueador.
Por essa razão, invista em medidas para integrar os setores da organização, criando uma cultura pautada na colaboração, empatia e respeito, assim como valorizando a comunicação e a transparência nos processos internos.
3. Envolva os colaboradores
Elencando o tópico anterior, os colaboradores não somente precisam de fluxos claros para seguirem, mas é importante também envolvê-los nessas mudanças operacionais.
Portanto, crie treinamentos para capacitação do time e prepare devidamente os seus líderes para estimularem sempre as trocas de ideias, insights e interações.
4. Defina indicadores e monitore os resultados
Não podemos falar sobre gestão de franquias sem citar os KPIs, acrônimo para Key Performance Indicators ou Indicadores chave de performance, na tradução.
Essas métricas ajudam a entender a performance da empresa como um todo e são cruciais no processo de implementação de um modelo de gerenciamento novo.
Por isso, defina indicadores estratégicos para a sua empresa e acompanhe esses números periodicamente. Dessa forma, é possível não somente monitorar os resultados, mas também identificar com facilidade gargalos e inconsistências na operação.
5. Adote a tecnologia
Por fim, se você deseja compreender totalmente como implantar a gestão por processos em uma organização franqueada saiba que a tecnologia é o segredo.
Por meio de ferramentas apropriadas, é possível adotar todos os processos citados anteriormente de maneira clara e eficiente, inclusive de controle jurídico, financeiro e administrativo.
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Com a Blue Service BPM Platform, a sua empresa consegue conectar diferentes operações em um mesmo local, permitindo um controle inteligente da organização, melhor gerenciamento dos resultados e rápida identificação de gargalos.
Nesse cenário, a sua empresa pode configurar indicadores que sejam realmente estratégicos e obter uma visão holística sobre o desempenho dos negócios, viabilizando uma gestão baseada em dados e sustentando melhores tomadas de decisões.
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