A otimização de processos está intimamente ligada a um melhor desempenho da sua empresa, e quando estamos falando da gestão de documentos, esse assunto se torna ainda mais relevante.

Por isso, neste artigo, iremos te explicar como uma série de ações nesse sentido podem ajudar no seu dia a dia, e como a automação auxilia na excelência da sua organização interna.

O que é gestão de documentos?

Antes de pensar em otimização de processos, precisamos entender do que se trata uma gestão de documentos. De uma forma simples e direta, isso significa racionalizar, controlar, garantir o uso e o destino dos arquivos.

Seu objetivo principal é organizar e administrar tudo o que a empresa faz, sendo crucial ter um acesso fácil e rápido àquilo que se quer.

Por ter esse nível de importância, é que se faz necessária uma melhoria significativa nessa área, sendo que o maior desafio do gerenciamento é a burocracia para alcançar cada arquivo.

Veja também: 4 etapas para iniciar a padronização de processos operacionais

Por que é importante fazer a otimização de processos?

Tanto a empresa, quanto o colaborador que nela trabalha, precisa ter um fácil acesso à informação, e é nesse ponto que entra a otimização de processos, com o objetivo de facilitar a busca e a gestão destes documentos.

Como a automação pode ajudar?

A otimização de processos é feita por meio da padronização e automação, que garantem alguns benefícios, como:

Mapeamento dos processos

A primeira etapa para realizar a otimização de processos é entender como cada um está sendo feito dentro da sua empresa, ou seja, não adianta ter uma ideia de como as coisas são realizadas, é preciso ter certeza.

Para este trabalho, vale a pena contar com um serviço de BPM (Business Process Management), para documentar tudo o que é desenvolvido, fluxos de trabalho e os responsáveis. Com isso, é possível identificar o ciclo de vida dos documentos e possíveis gargalos.

Centralizando as informações

Ao fazer a otimização de processos através da automação, você também irá centralizar todas as informações em apenas um local, ganhando agilidade e facilidade na hora de gerir tudo o que precisa.

Dessa forma, todos os funcionários ficam cientes sobre todos os arquivos, alterações realizadas e outras informações importantes.

Leia também: Qual a importância de tecnologia no gerenciamento de processos

Maior segurança

Fazer uso de uma otimização de processos também ajuda a manter seus dados seguros, já que eles não vão se perder, apagar ou desgastar com o tempo, como pode ocorrer com os papéis.

Além disso, por ser tudo automatizado e digitalizado, apenas pessoas autorizadas terão permissão para acessar os arquivos da empresa, evitando qualquer tipo de invasão.

Acesso remoto

Por se tratar de uma otimização de processos, você não precisará mais estar dentro do ambiente para buscar ou acessar qualquer tipo de informação.

A automação permite que esse acesso possa ser feito de forma remota, ou seja, mesmo estando em casa, a pessoa responsável pode navegar pelos documentos, fazer aprovações e acompanhar todo o fluxo.

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