Documentação de processos: saiba como fazer

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Documentação de processos: saiba como fazer

Documentação de processos

Quando as empresas adotam metodologias para fomentar melhorias na organização, a documentação de processos entra como uma estratégia que favorece o registro de cada atividade durante o desenvolvimento empresarial.

Esse tipo de documentação interna e contínua atuana maneira que o processo deve ser implementado, e não em seus impactos. Dessa forma, a instituição necessita descrever, detalhadamente, todas as etapas para que tal tarefa seja executada.

Como a quantidade de ações na padronização de processos é alta, é impossível realizar a documentação de forma manual. Por isso, ensinaremos, no blog de hoje, como fazer a documentação de processos de forma ágil e automatizada. Confira!

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Documentação de processos: saiba como fazer

A documentação de processos funciona  como um guia para que os colaboradores conheçam todas as atividades da empresa. Os negócios possuem ações repetitivas, e um bom mapeamento de processos ajuda a monitorar e identificar falhas.

Saiba como realizar esse procedimento abaixo:

1- Priorizar a cadeia de valor

A primeira etapa é estruturar a cadeia de valor da empresa e fazer a documentação dos processos desde os fornecedores até a entrega ao cliente final. A modelação deste fluxo de atividades dará ao gestor maior visão sobre a instituição e quais melhorias devem ser realizadas.

2- Compreender os objetivos do projeto

Os objetivos da documentação de processos devem estar bem definidos para que toda a equipe saiba sobre as metas estabelecidas pela empresa ao realizar um mapeamento das atividades.

3- Selecionar bons indicadores

Os indicadores de desempenho precisam estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa. Selecionar indicadores adequados permite que as melhorias sejam aplicadas e o processo tenha sucesso. 

4- Identificar os componentes do processo

Os componentes do processo são todas as ações e os que colaboram para que elas sejam realizadas. Podem ser tecnologias, recursos humanos, máquinas, energia, entre outros. Nssa etapa surgem possibilidades para reduzir custos e otimizar os processos.

5- Avaliar as melhorias

Na avaliação de melhorias, é possível deixar de lado tudo o que não está gerando resultado na empresa. Ao identificar quais atividades são essenciais, é por elas que se deve começar a otimização.

6- Promover engajamento

O papel principal do gestor na documentação de processos é mostrar aos colaboradores que eles fazem parte desse desenvolvimento empresarial. Portanto, organizar reuniões periódicas para inserção de novas informações fomenta o sentimento de pertencimento na instituição.

É normal ter receio das mudanças. Porém, automatizar as práticas empresariais maximiza o potencial do seu negócio. Conheça 7 passos para acelerar a digitalização e automação de processos nas empresas em nosso infográfico. Baixe aqui.

Saiba mais: Qual a diferença entre diagrama, mapa e modelo de processos?

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