4 passos para executar o mapeamento de processos na sua empresa
Realizar o mapeamento de processos é uma ação necessária para organizar o fluxo de trabalho organizacional. Por meio de softwares especializados, é possível otimizar os processos, identificar gargalos e ganhar tempo útil de tarefas que antes levavam mais tempo para serem realizadas porque lhes faltavam melhorias.
No blog de hoje, mostraremos 4 passos importantes para você executar o mapeamento de processos no seu negócio. Confira e aprenda conosco!
Mapeamento de processos: o que é e como funciona?
Mapeamento de processos é uma ferramenta que auxilia a empresa a identificar todas as etapas do fluxo de trabalho. Essa ferramenta precisa mostrar, com precisão, todo o organograma da organização, para que, assim, os gestores avaliem todos os detalhes para uma tomada de decisão certeira. Também serve para que otimizações sejam aplicadas em busca da melhoria contínua das atividades.
Mapear um processo mostra:
- As partes envolvidas no processo e seus responsáveis
- As atividades que fazem parte desse processo
- Quais são as decisões tomadas ao longo das atividades
- Quais são as entradas e saídas do processo
- A relação entre as etapas
A forma de funcionamento desse modelo de mapeamento de processos é simples. É construído um fluxograma de trabalho, inserido cada tarefa detalhadamente, atribuídas categorias para análise, relacionado com as outras ações, organizado por setor e com as responsabilidades delegadas. Na prática, esse é o mapeamento de processos de uma empresa.
4 passos para executar o mapeamento de processos na sua empresa
Chegou o momento de compreender como executar o mapeamento de processos na sua instituição por meio de 4 passos. Acompanhe a seguir:
1- Estabelecer o processo
Nessa etapa, é importante conhecer o trabalho que se deseja mapear para que, então, se possa desenhar através de um fluxograma organizacional. Liste todos os processos por ordem de execução, seus responsáveis e suas áreas.
2- Determinar os objetivos
Tudo tem de estar inserido em uma estratégia. O planejamento é importante para que os gestores sigam à risca as metas e os objetivos dessa implantação. Essa é a parte que a listagem deve ser mínima, para que haja foco nos objetivos preteridos. Separamos alguns enfoques que você pode usar em sua ferramenta de mapeamento de processos:
- encontrar gargalos
- melhorar a integração
- reduzir ou aumentar o número de pessoal
- automatizar tarefas
- agilizar o tempo de produção
3- Determinar riscos
O gerenciamento de riscos faz parte de qualquer nova implantação dentro de uma empresa. É preciso avaliar e ter um plano de ação caso algum processo falhe, seja interrompido ou mesmo, até, como modo de prevenção.
4- Monitorar
Além do monitoramento das ações, é necessário avaliar se os colaboradores estão realizando as otimizações de acordo com o mapeamento de processos. Portanto, mensure o desempenho, a produtividade, a eficácia e outros indicadores para ter certeza de que as atividades estão sendo executadas corretamente e a empresa está se tornando mais competitiva no mercado.
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