A importância da gestão de documentos para o setor jurídico

A área jurídica de uma empresa pode ser desafiadora para muitos gestores e membros dos recursos humanos, são muitos contratos, recibos, holerites e outros documentos que precisam ser organizados de maneira efetiva e prática.

Para isso, existe a gestão de documentos, uma prática para realizar a organização destes documentos de forma ágil e sem virar algo burocrático para se fazer. Neste artigo, você irá entender tudo sobre gestão de documentos e como implementar na sua empresa.

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros. Pode ser feita física ou digitalmente, de acordo com a natureza dos documentos e os recursos disponíveis na companhia.

Durante muitos anos, o armazenamento de documentos era feito apenas de forma física e manualmente, isso demandava muito espaço na empresa e horas de trabalho dos seus colaboradores. Hoje, com as novas tecnologias, a gestão de documentos pode ser feita muito mais rapidamente.

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Quais as vantagens da gestão de documentos?

Agilidade nos processos

A primeira vantagem de realizar a gestão de documentos é na agilidade dos processos, utilizando novas tecnologias e um sistema organizado, é possível armazenar e catalogar os documentos de maneira automatizada, garantindo mais facilidade e agilidade quando for necessário encontrar algum específico.

Redução de custos

Ao tornar os processos mais eficientes, a empresa reduz gastos, já que os funcionários conseguem produzir mais em menos tempo, através da automação dos processos. Além disso, a falta de planejamento e organização gera custos extras, como erros operacionais e necessidade de retrabalho e tudo isso gera custos extras para a organização.

Como implementar a gestão de documentos na sua empresa

Para implementar uma boa gestão de documentos na sua empresa, é necessário a ajuda de tecnologias de ponta, que podem automatizar os processos, permitindo que os colaboradores não precisem gastar tempo e energia com tarefas repetitivas. Assim, eles podem se dedicar a atividades que realmente demandam atenção.

Além disso, é importante otimizar a área física da sua empresa dedicada à gestão de documentos, para que seja feito o armazenamento correto das cópias físicas. Por fim, é necessário realizar um bom planejamento, para organizar seus documentos de maneira eficiente e que facilite na hora de fazer uma busca.

Confira: Como aumentar a produtividade no trabalho com BPM

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