5 passos para a implantação de escritório de processos
Dentro da gestão de processos de negócios, encontramos o escritório de processos. Ele serve como apoio a toda a metodologia envolvida, com ferramentas, treinamentos, técnicas, e engloba desde as áreas estratégicas até as operacionais.
Se você deseja aprender 5 passos que vão te ajudar a implantar o escritório de processos em sua empresa, acompanhe a leitura do nosso blog de hoje!
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Qual a importância do escritório de processos?
O escritório de processos norteia todas as ações relacionadas à gestão de processos. Serve para conectar as diretrizes da empresa com a execução de processos. As sequências de atividades que são planejadas e executadas são monitoradas e analisadas. A partir disso, o escritório de processos identifica, documenta e gerencia essas transformações digitais para que a empresa ganhe eficiência no processo.
A cultura BPM que o escritório de processos traz deve passar aos colaboradores o sentimento de pertencimento, para que estes compreendam os objetivos finais de seus trabalhos e como eles impactam nos resultados da organização. O escritório de processos é responsável por:
- Definir a padronização dos processos
- Capacitar os colaboradores quanto ao funcionamento do BPM
- Providenciar ferramentas, análises, mapeamento e modelagem de processos
- Monitorar os processos
- Garantir a escalabilidade dos padrões e as práticas de BPM
- Gerenciar o desempenho de processos por meio de indicadores
- Integrar e alinhar os processos às metas da empresa
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5 passos para a implantação de escritório de processos
Depois de compreender a importância de se ter um escritório de processos e conhecimento sobre a plataforma BPM, separamos 5 etapas de implantação dessa metodologia em sua instituição.
Análise de contexto
O mapeamento do contexto da empresa passa pela análise das forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. A partir disso, é possível conhecer o ambiente interno e externo da organizacional e seus pontos positivos e negativos.
Definição de objetivos
Os objetivos estratégicos da organização precisam estar bem evidentes para que o escritório de processos possa contribuir com melhorias.
Elaboração do modelo de governança
O modelo de governança trabalha com os relacionamentos propostos pelo escritório de processos: a quem ele deve informações e de quem ele as recebe.
Criação da estrutura organizacional
É importante detalhar a hierarquia organizacional do escritório de processos, bem como o que cada responsável terá de atribuições. Tudo isso para que haja organização em todas as áreas.
Modelagem da Cadeia de Valor
Nessa etapa é preciso identificar quais os processos que serão executados pelo escritório de processos: gerenciais, suporte, ciclo de vida e execução e monitoramento. Cada um desses deve ser detalhado e modelado.
Por fim, o treinamento e projeto piloto do escritório de processos devem ser ajustados para, enfim, colocá-lo em prática.
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