Gerenciamento de documentos: saiba quais as melhores práticas

A gestão do conhecimento é uma preocupação constante nas empresas e a preservação de documentos também , principalmente quando não há digitalização e concentração dos arquivos em um único local. . Como o ambiente corporativo produz uma alta demanda de documentação, é importante saber como realizar o gerenciamento de documentos.

Um grande inconveniente  na rotina administrativa é precisar de um documento e não conseguir encontrá-lo. O tempo perdido na procura resulta em baixa produtividade e a empresa perde em agilidade e segurança também.

Para estimular as boas práticas do gerenciamento de documentos, separamos algumas dicas para reduzir o tempo gasto em atividades como a procura por informações. Confira!

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Gerenciamento de documentos: saiba quais as melhores práticas

É inevitável pensar que um bom gerenciamento de documentos poderá reduzir o tempo gasto em atividades como a procura por informações e que a sua empresa pode ser beneficiada com uma série de outras vantagens além da rapidez e do dinamismo.

Abaixo, descubra boas práticas que ajudam a gerir melhor os documentos empresariais.

1- Digitalize os documentos

Uma instituição que preze por uma gestão eficiente precisa ter os seus documentos digitalizados. A chance de perder informações importantes em meio a tantos papéis não deve mais ser um problema com tanta tecnologia à disposição. Dessa forma, a empresa facilita a busca por dados e também reduz a utilização de papel, contribuindo, assim, com a sustentabilidade.

2- Organize o espaço

Seja ele digital ou físico, o espaço precisa ser organizado para que haja um bom gerenciamento de documentos. Pilhas de impressos demonstram desordem e atrasam o fluxo de atividades da empresa. Por isso, preze por ordenar por categorias ou subcategorias, em pastas ou armazenamento em nuvem.

3- Se atente à temporalidade dos documentos

Alguns documentos têm período de validade e possuir uma tabela de temporalidade é essencial para que registros antigos e sem utilidade não ocupem espaço e prejudiquem o gerenciamento de documentos.

4- Conte com a tecnologia de uma ferramenta de gestão

Um recurso fundamental para ajudar a manter todas as boas práticas do gerenciamento de documentos é adquirir um software especializado. A tecnologia organiza as informações, garante redução de tempo e de custos para a empresa, além de manter a segurança no ambiente virtual.

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