A gestão de processos jurídicos é uma dificuldade para empresas de diversos ramos, inclusive redes de shopping centers e hotéis. 

De maneira geral, essa iniciativa é responsável por controlar a área judicial, evitando que documentos ou prazos sejam perdidos e, até mesmo, reduzindo os riscos de que tarefas importantes não sejam executadas. 

Sabemos que, com os impactos da pandemia, shoppings e hotéis passaram por períodos bastante desafiadores. Para se ter uma ideia, de acordo com dados do Censo Brasileiro de Shoppings, em 2020, foram investidos mais de R$ 3 bilhões para apoiar lojistas desses espaços.

No mundo dos hotéis não foi diferente, segundo dados divulgados pelo Brasilturis, em maio de 2020, cerca de 25% dos postos de trabalho no setor hoteleiro estavam suspensos.

No entanto, com o avanço da vacinação do país, o momento é de expectativas que o mercado melhore e, conforme as medidas de restrição e isolamento social são flexibilizadas, ambos os setores se recuperem com força. 

Para se preparar, redes de shoppings e hotéis precisam não apenas aderir às medidas de segurança sanitária, mas também padronizar e otimizar os processos jurídicos, com o objetivo de simplificar o acompanhamento da área e garantir controle realtime com ganho de produtividade e eficiência, sem abrir mão de compliance e segurança (adequação à LGPD).

Com o objetivo de te ajudar a alcançar melhores resultados, elaboramos um conteúdo completo, destacando os principais desafios que empresas do setor enfrentam e algumas iniciativas para resolver esses gargalos. Confira!

Quais são os principais desafios no controle de processos jurídicos?

Por conta da complexidade que envolve o controle de processos jurídicos, diversos gestores imaginam que essas sejam as razões dessa iniciativa ser tão desafiadora, porém, não é bem assim.

Implementar uma gestão de atividades eficiente, administrar e atender prazos, contar com um time enxuto, não conseguir controlar o fluxo de trabalho e garantir transparência nas operações são apenas algumas das principais dificuldades que líderes, gestores e profissionais jurídicos enfrentam. 

Geralmente, esses cenários ocorrem quando não existe um processo padronizado, integrado e automatizado. Ou seja, utiliza-se controles manuais (planilhas, por exemplo) para administrar as ações judiciais em andamento e possíveis atualizações.

O problema? Essa medida é extremamente passível a erros, o que pode gerar ainda mais gargalos e, até mesmo, algum tipo de sanção legal. 

5 passos simples para otimizar a gestão de processos jurídicos em redes de shopping e hotéis

Para garantir uma efetiva gestão de processos jurídicos em redes de shopping centers e hotéis, algumas iniciativas são fundamentais, como:

1 – Tenha um planejamento estratégico

O planejamento é a base de qualquer área e no setor jurídico não é diferente. Para isso, é preciso mapear o fluxo de processos, ou seja, entender como uma ação é gerenciada desde o primeiro momento em que a sua equipe recebe a intimação até a sentença de mérito, em que há decisão judicial. 

Ao realizar essa esquematização, é possível não apenas tornar a operação mais transparente, mas também identificar e dizimar gargalos que afetam a produtividade e eficiência do time jurídico. 

2 – Faça o devido registro de informações

Outro ponto importante para negócios que desejam otimizar a gestão de processos jurídicos é o registro de informações. 

Geralmente, uma ação judicial depende de um número expressivo de atividades e o andamento do processo também passa por diversas alterações.

Diante disso, é preciso manter esses dados devidamente documentados, assim como garantir que estejam sempre atualizados de acordo com o avanço da ação. 

3 – Crie lembretes de acompanhamento

Reuniões, atendimento de intimações, audiências e apresentação de documentos são apenas alguns dos compromissos que o time jurídico de um negócio precisa enfrentar durante uma ação. 

Isso se torna ainda mais desafiador quando pensamos que essa equipe pode lidar com diversos processos simultaneamente. 

Por essa razão, é crucial criar lembretes de acompanhamento para registrar todas as atividades dos profissionais da área, reduzindo os riscos de falhas e perdas de prazos importantes. 

4 – Defina e acompanhe métricas estratégicas

Uma gestão de processos jurídicos jamais será estratégica sem métricas apropriadas de acompanhamento, isso porque não basta otimizar esse controle, é preciso garantir sempre constantes melhorias.

Portanto, defina KPIs (Key Performance Indicators ou Indicadores chave de performance) para monitorar se o planejamento está sendo devidamente seguido, assim como o desempenho do time jurídico.

As métricas também auxiliam a identificar quais são os principais motivos que têm gerado processos, o que permite tirar insights para implementar medidas corretivas e evitar possíveis cenários de riscos. 

5 – Utilize tecnologia apropriada para o setor jurídico

Por fim, o uso da tecnologia em gestão de serviços jurídicos é crucial para atingir melhores resultados e potencializar a otimização desse controle.

Ao contar com uma ferramenta apropriada, o setor jurídico de redes de shopping e hotel conseguem eliminar atividades repetitivas e dizimar o controle manual, economizando tempo e permitindo focar em melhores estratégias jurídicas para os casos em andamento.

Além disso, um software robusto viabiliza melhor gerenciamento de documentos eletrônicos e alta segurança cibernética, reduzindo possibilidades de vazamentos de dados e aumentando a adequação do negócio às diretrizes da LGPD.  

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